8 Dificultades Básicas de una Metodología de Control de Costos

 

Hay muchos enfoques diferentes para el control de costos y la mejora en la productividad. ¿Tiene el suyo todas las partes que necesita?

Sabemos que hay muchas metodologías para muchas cosas en administración y negocios:

• para el diseño de estrategias, como el Balanced Scorecard • para la mejora del negocio, como Lean Six Sigma
• para la gestión de proyectos, como Prince2

Piense en las metodologías que utiliza para la gestión de riesgos, el desarrollo de productos, la formulación de políticas, el diseño de la capacitación, la contratación y todo lo demás.

Tenemos todas esas metodologías porque permiten que estas cosas sean más fáciles, más rápidas y con más probabilidades de funcionar. Pero muy pocas organizaciones tienen una verdadera metodología para el control de costos.

Desde hace años que me dedico a implementar la metodología de Costos Basados en Actividades (ABCosting) para el control de costos, entre otros muchos objetivos.

Hay un conjunto de características que tiene que reunir una metodología adecuada de costos y ABCosting las cumple ampliamente: debe ser integral, no prescriptiva, necesaria, fundada, comprobada, práctica, útil y transparente. Las características de “integral” y “necesaria” son las que vamos a ampliar ahora.

• ‘Integral’ significa que, colectivamente, todas las partes de la metodología de ABCosting ayudan a cada paso o etapa en el desarrollo del modelo de costos adaptado a los objetivos de control que se persigue, desde la selección de los Cost Drivers hasta el análisis comparativo de indicadores (KPI) que explican la formación de los costos.

• ‘Necesaria’ significa que cada parte de la metodología ABCosting se elige y diseña para reemplazar las prácticas deficientes de control de costos que no funcionan y para erradicar o aliviar dificultades o desafíos conocidos con el análisis del costeo.

Por ejemplo, el Presupuesto es una herramienta conocida y eficiente para el seguimiento de los costos. Sin embargo, no nos da una explicación de la causa raíz por la que se incurre en los diferentes gastos. Por el contrario, el análisis de los Cost Drivers y Activity Drivers que son componentes esenciales de ABCosting ponen en el centro del análisis la razón por la que se originan los costos, un poderoso concepto para la toma de decisiones.

Después de más de 20 años de implementación de Modelos de Costos Basados en Actividades, estoy convencido de cuáles son las principales dificultades que tienen las empresas para el control de sus costos. Ningún dato o experiencia alguna vez ha contradicho esto, de los cientos de organizaciones con las que he trabajado.

Las dificultades más importantes son:

1. Las responsables de área no entienden el verdadero propósito de contar con una metodología eficiente, segura, consistente y clara para el control de costos.

2. Las metas son demasiado intangibles o difíciles de medir. No están alineadas con la estrategia.

3. Los costos objetivo se determinan en valores absolutos, no relativos a los aspectos variables que influirán en el desarrollo real del negocio.

4. Las personas no quieren involucrarse, o no se involucrarán para medir el costo.

5. Los controles son inconsistentes, los datos no están disponibles o no son confiables, y se desperdicia demasiado tiempo implementando estudios ad hoc.

6. Se pierde más tiempo en la confección de los reportes de costos que en el análisis de la información de los mismos.

7. Los informes de costos son difíciles de navegar, no tienen información útil y, a menudo, no se utilizan en la toma de decisiones.

8. El desempeño en realidad no mejora, o no es suficiente en relación con el costo de las iniciativas de cambio y el esfuerzo de mejora.

Si Ud. tiene una metodología de KPI que no tiene un marco, una técnica o un paso que aborde deliberadamente todas y cada una de estas ocho dificultades, no tiene una metodología de KPI adecuada.

El control de costos no tendría que ser complicado. Debería ser fácil, relativamente rápido, significativo y automático. Debe generar interés y emoción para mejorar el rendimiento y alcanzar los objetivos que importan. Debería crear una cultura de alto rendimiento.

Si su metodología de control de costos no soluciona deliberadamente los problemas más comunes del control, entonces no es una metodología de costos adecuada.

DISCUSIÓN:

¿Cuántas de las 8 dificultades descriptas se presentan en su metodología control de costos?

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