Si su empresa está embarcada en un proyecto de Balanced Scorecard –o Cuadro de Mando Integral–, o tiene planes para iniciar uno, no descuide la capacitación. Su Balanced Scorecard se beneficiará enormemente, y tendrá muchas más probabilidades de éxito, si se lo acompaña con un plan de entrenamiento cuidadosamente diseñado, bien planeado y hábilmente ejecutado. También le puede interesar conocer el software de Balanced Scorecard y nuestras soluciones para una implementación exitosa (tendrá acceso a la Versión Libre).

El famoso gurú del management Tom Peters era reconocido por su estilo mesurado, simple y claro. Sin embargo, su mensaje no era tan sutil a la hora de referirse a las empresas que no invierten en la capacitación de su personal: “Las empresas que no cuentan con planes para el entrenamiento de su personal son estúpidas”.

Si bien “estúpido” es un término subjetivo, muchos investigadores han confirmado objetivamente que la capacitación no solo conduce a contar con un staff mejor preparado y más motivado, sino que también puede producir drásticos cambios en los resultados económicos de la empresa.

Capacitación en Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral

Veamos cuáles son los aspectos esenciales que debe contener su plan de capacitación para una exitosa implementación del Balanced Scorecard (también llamados Tableros de Control).

Siempre aconsejo a mis clientes que cuando se embarquen en la implementación de su Balanced Scorecard no olviden “poner el caballo adelante del carro”, y no al revés. Esto significa contar con una clara definición de los objetivos buscados con el uso del Balanced Scorecard y otros aspectos críticos.

El mismo consejo es aplicable a la capacitación en el Balanced Scorecard. Antes de ofrecer su programa de capacitación, es necesario definir ciertos aspectos críticos para alcanzar un conocimiento adecuado de esta herramienta.

Capacitación en Balanced Scorecard: ¿a quiénes está dirigido?

Primero: ¿a quién está dirigido el programa? Es probable que el proyecto exija sesiones de entrenamiento diferentes para distintos tipos de usuarios. Una definición previa de los perfiles de usuarios posibles le ayudará a diseñar mejor el curso o programa de capacitación de Balanced Scorecard.

Una vez definidos los grupos de usuarios es aconsejable realizar una pequeña investigación acerca del grado de conocimiento que actualmente tienen acerca del Balanced Scorecard, y compararlo con el grado de conocimiento necesario para que puedan utilizarlo eficientemente.

Aquí le propongo un grupo de preguntas que usted puede hacer para llevar a cabo dicha investigación:

• ¿Qué grado de conocimiento tienen los grupos de usuarios acerca del uso de Indicadores KPI (Key Performance Indicators) para medir la performance y, en especial, el uso de Indicadores bajo la metodología de Causa-Efecto, que es la que se usa en el Balanced Scorecard? (Descubra nuestra Biblioteca de Indicadores KPI)
• ¿Cuáles son los nuevos conocimientos que deben enfatizarse en el programa de capacitación para que los futuros usuarios puedan utilizar mediciones que se encuentren alineadas con la estrategia?
• ¿Cuáles son los conceptos culturales tradicionales de la empresa que deben modificarse para poder implementar el sistema de KPI (o Indicadores Clave de Rendimiento) que presenta el Balanced Scorecard?

Una vez que tenga información sobre la situación de los futuros usuarios del Cuadro de Mando Integral y sus necesidades, podrá comenzar con el diseño de su plan de capacitación.

Perfiles de alumnos de la capacitación en Balanced Scorecard

Pero permítame hacer una advertencia antes de comenzar: usted está por encarar un programa de educación para adultos. La gente aprende de distintas maneras: algunos prefieren el material escrito, mientras que otros responden mejor a imágenes animadas. Por otra parte, hay personas que prefieren el aprendizaje dentro de grupos, mientras que otras son más proclives al estudio individual. Debe asegurase de que el material a distribuir sea atractivo para cualquier tipo de perfil de adulto involucrado.

Para comenzar con el programa, es recomendable distribuir un material de concientización sobre la importancia y los beneficios de trabajar con un sistema de medición de la performance y los conceptos básicos del sistema de Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral. Estos conceptos están actualmente bien desarrollados y existe abundante literatura de primera calidad.

También hay muchos artículos y casos disponibles por industria, sector, gobierno, etcétera. Y hay buenos libros escritos por especialistas. Es una buena idea comprar alguno de ellos para distribuir entre el equipo de trabajo tanto como para usted mismo.

Capacitación en Balanced Scorecard y un consultor especializado

En la mayoría de las organizaciones, el entrenamiento en Balanced Scorecard se realiza mediante talleres y seminarios. A menos que su empresa cuente con personal altamente capacitado y dedicado al proyecto, es recomendable buscar consultores y especialistas para las etapas de capacitación y lanzamiento del proyecto. Le puede interesar conocer nuestro Curso de Planeamiento Estratégico y Balanced Scorecard.

Un buen consultor le ahorrará tiempo y, sobre todo, muchos errores. También le transferirá experiencia ganada en otros proyectos en industrias similares o competitivas. La credibilidad del consultor es un aspecto crítico. Cuando la experiencia y el conocimiento del facilitador son grandes, el proyecto tiende a andar sobre ruedas. (Conozca nuestro servicio de Consultoría en Balanced Scorecard y ABCosting)

Los temas a tratar en su programa de capacitación deben contener, como mínimo, los siguientes aspectos:

• Definición de Balanced Scorecard, su historia y evolución.
• Conceptos básicos de Balanced Scorecard: las Perspectivas, los Mapas Estratégicos, el Tablero de Control y el Tablero de Comando, etcétera.
• Casos exitosos, en especial aquellos de su propia industria.
• El Balanced Scorecard como sistema de gestión: el Efecto Cascada para alinear el esfuerzo hacia los objetivos; la vinculación del Cuadro de Mando Integral con presupuestos y compensaciones.
• Reportes: desarrollo de nuevos métodos de “reporting” concentrados en la información de performance.

 Entrenamiento continuo en Balancede Scorecard

Luego, así como su Cuadro de Mando crecerá y se desarrollará, también hay que mantener el proceso de capacitación. Los pasos citados arriba le permitirán realizar un vigoroso lanzamiento de su proyecto de Balanced Scorecard, pero para mantenerlo deberá continuar con su política de capacitación.

Cuando el Cuadro de Mando comience a evolucionar, usted puede poner en práctica cursos más complejos, como los de Alineamiento (Cascading) y tecnología.

Una última advertencia: en su esfuerzo por poner en marcha el Balanced Scorecard, muchas empresas cometen el error de desestimar la capacitación tal como la acabamos de describir. Ello sucede también porque la misma simplicidad del concepto de Balanced Scorecard conspira contra la percepción de la necesidad de capacitación.

Pero un experimentado equipo de implementación podrá advertir este peligro y no permitir que la capacitación decaiga con el paso del tiempo. Esto será el antídoto que necesita para evitar Balanced Scorecards pobremente diseñados, falta de uso y un débil alineamiento dentro de la organización.

Tómese el tiempo necesario para llevar a cabo un correcto programa educativo en Balanced Scorecard, y en poco tiempo estará satisfecho con los resultados que obtendrá.