Cómo reducir costos sin perder valor

  • 31 Julio, 2012

La crisis económica mundial no da respiro y las cosas tienden a agravarse. A diario las grandes empresas y bancos anuncian despidos masivos. Analistas privados estiman que antes de fin de año se habrán perdido 20 millones de empleos en el mundo occidental. Desempleo, crecimiento negativo, deflación. Todo negativo, todo innecesario.

Entre muchas otras cosas los despidos masivos responden a una situación de pánico. Es imposible pensar que la suspensión de miles de empleados pueda significar la salvación de la empresa. La importancia estratégica de los Recursos Humanos dentro de la empresa es demasiado importante para pensar que los despidos no representarán pérdidas irreemplazables.

En realidad la verdadera crisis está en la destrucción de valor. A largo plazo la empresa tardará años en recuperar el valor perdido con despidos masivos, cuando no signifique la desaparición lisa y llana de la organización.

Sin embargo hay políticas preventivas que ofrecen otra alternativa para reducir costos sin necesidad de destruir valor con el desprendimiento de empleados calificados y valiosos.

Cuando se cuenta con un sistema de costos bien desarrollado y establecido se pueden encontrar numerosas oportunidades de reducción de costos, simplemente al eliminar actividades poco productivas o que no agregan valor o mejorando las actividades existentes.

Las empresas que tienen una actitud profesional hacia el control de los costos se encuentran mejor posicionadas para enfrentar la crisis.

¿Cómo son esas empresas? Algunas de las características comunes de quienes implementaron técnicas de estudios de costos

  • Inversión: la decisión de contar con reportes y análisis de costos en forma metodológica y permanente se considera una inversión, no un gasto o una moda del momento.
  • Prevención: las crisis no desatan la necesidad de llevar a cabo estudios de costos sino que la decisión de hacerlos se lleva a cabo antes de que sucedan esas situaciones.
  • Progresión: quienes implementan estudios de costos en forma sistemática muestran una actitud de permanente mejora de los modelos desarrollados
  • Convicción: los modelos de costos exitosos son usados por todos los integrantes de la empresa y apoyados enfáticamente por los directivos

¿Los resultados? Las empresas que aplicaron metodologías de análisis de costos permanente están:

  • Mejor preparadas que sus competidores para ajustar su nivel de gastos ante emergencias
  • Redujeron el “No Valor” en lugar de destruir el “Valor”
  • Introdujeron previsibilidad a sus políticas de RRHH, productivas, comerciales y administrativas
  • Llegarán fortalecidas al final de la crisis y con altas posibilidades de tomar los espacios abandonados por sus competidores

ABCosting/ABManagement

El sistema de costos ABCosting ofrece la mejor metodología para implantar un sistema completo de análisis de costos.

¿Qué es el ABC/M? Su traducción es “Costos Basados en Actividades” y es un sistema que permite determinar el Costo de un determinado Objeto de Costo (Producto, Servicio, Cliente, etc.) tomando como base el consumo que éste hace de las Actividades.Activity Based Management es el uso que se hace de ABC para la toma de decisiones

Características únicas de ABC/M: este sistema cuenta con características únicas que lo hacen extremadamente útil para la tarea analítica y de control de costos. Algunas de ellas son:

  • Actividades: el sistema se basa en la identificación de las actividades más importantes que se llevan a cabo en la empresa y calcula el costo de cada una de ellas.
  • Drivers: para costear correctamente el sistema utiliza los impulsores de costos, llamados drivers, para determinar cómo las actividades consumen recursos cuando son llevadas a cabo.
  • Capacidad analítica: permite contar con una visión diferente y casuística de la forma en que se originan los costos dentro de la empresa
  • Multidimensionalidad: con ABC/M se pueden analizar los mismos costos desde distintas dimensiones como tiempo, producto, cliente, sector, sucursales, canales, mercados, etc.
  • Integración: integra fuentes de datos de distintos orígenes, incluso extra contable haciendo un uso completo de la información disponible
  • Causa raíz: permite llegar hasta la causa raíz de la formación de los costos
  • Trazabilidad: permite trazar, con un gran grado de detalle, la forma en que los objetos de costo consumen los recursos y actividades
  • Servicios compartidos: integra los costos a lo largo de toda la organización y calcula cómo estos se van acumulando a medida que el trabajo se realiza en los distintos sectores
  • Esquema Reducción de Costos sustentable: produce abundante información analítica para la mejor toma de decisiones

La representación gráfica clásica de ABC/M es la siguiente:

Cuando se cuenta con un modelo de costos ABC/M los resultados se presentan por Actividades, de manera diferente al de un cuadro de resultados de la contabilidad convencional.

Con ABC/M es posible hacer un seguimiento del flujo de costos o trazabilidad, para conocer y poder controlar su evolución.

Cómo se costean las actividades?

Luego de identificar las Actividades el modelo permite asignarles costos de acuerdo a las unidades de cost driver que cada una consuma y los recursos involucrados.

El costo de las Actividades se determina por dos variables:

  • El gasto en Recursos
  • La intensidad de uso de esos Recursos

Por ejemplo, una actividad requiere trabajo de empleados para ser llevada a cabo. Entonces requiere recursos como mano de obra, oficinas, comunicaciones, informáticas, etc. Pero además hay distintas formas de consumir esos recursos. El Cost Driver, que estará expresado en unidades que mejor miden al recurso (ej. Horas de trabajo, m2, cantidad de facturas, etc.) y determinarán la intensidad de uso del recurso.

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El análisis sistemático y organizado de estas dos causas raíces y su comparación con un Indicador de Performance identificarán a las actividades que están consumiendo muchos recursos y que pueden estudiarse para entender las razones de esta situación.

El uso de Indicadores de Performance

Un aspecto importante de los modelos de costos ABC/M es el uso de los Indicadores de Performance que son medidas deseables u objetivo a alcanzar en el consumo Recursos por parte de las Actividades.

Para comprender mejor lo que es un Indicador de Performance veamos la forma en que se seleccionan los Cost Drivers.

Por ejemplo, si el Cost Driver “Tiempo de Trabajo” se usa para asignar los costos del Recurso Mano de Obra a las Actividades, entonces la unidad del Cost Driver será “Horas de Trabajo”.

Horas de Trabajo expresa en unidades de Cost Driver. Los Indicadores de Performance tienen la misma unidad de medida, sólo que su magnitud es un objetivo aceptable para la estructura de costos de la actividad.

La comparación de los Indicadores de Performance contra el valor real observado para el Cost Driver nos arrojará información acerca de si los costos exceden a un valor razonable.

Hay varios métodos para determinar un Indicador de Performance.

Pueden ser valores Standard, de benchmarking en la industria, histórico promedio, histórico máximo o mínimo, etc.

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Cómo usar los Indicadores de Performance

Cuando se cuenta con el grupo de Actividades críticas para los procesos de creación de valor dentro de la empresa se pueden comparar las mismas con sus Indicadores de Performance.

La comparación gana capacidad analítica cuando se analiza la estructura de las causas raíces y, por ejemplo, se compara cada recurso consumido por la actividad contra su Indicador de Performance.

Este mecanismo de comparación se hace más profundo cuando se lo hace a nivel de Cost Driver, como se ve el cuadro siguiente:

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Cuando el Recurso o Driver realmente usado excede a su Indicador de Performance correspondiente entonces se enciende una luz roja acerca de la forma en que se originan los costos.

El analista de costos puede advertir a los responsables de área inmediatamente sobre este crecimiento en los costos para la toma de medidas de corrección.

Los resultados

Las empresas que utilizan ABCosting controlan permanentemente el exceso/defecto de consumo de recursos gracias a la comparación con Indicadores de Performance.

La estructura de costos de los productos, servicios, clientes, etc. queda así abierta con un alto grado de detalle. La comprensión de las razones por la que los mismos son rentables o deficitarios también se facilita de inmediato.

El control continuo de los costos con esta metodología y la toma de medidas consecuentes permite a la empresa ganar en productividad.

Los despidos masivos se hacen innecesarios cuando se han tomado estas medidas y la empresa pasa a ocupar posiciones de ventaja frente a competidores menos preparados.

 

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