Los modelos de costos ABCosting (costos basados en actividades) son ideales para apoyar iniciativas de reducción de costos. Este apoyo se manifiesta de tres maneras:

1. Eliminación de Actividades NAV (No agregan valor)
2. Análisis de Pareto
3. Simulaciones

Veamos en detalle cada una de ellas:

1. Eliminación de Actividades NAV (No agregan valor)

Una forma de identificar las posibilidades de reducción de costos es mediante las actividades que pueden eliminarse sin perder valor para el cliente. Todo comienza con la lista de Actividades y los Activity Drivers asociados a ellas para atender a un producto o servicio.

Por ejemplo, una empresa maderera usa el análisis NAV (No agrega Valor) para analizar aquellos productos con márgenes de ganancias inaceptables y encontrar una manera de mejorar su rentabilidad.

 

 

En el siguiente cuadro se muestra la lista de Actividades para un componente de la cadena sierras. Se trata del componente de mayor costo para un producto de bajo margen.

La Actividad “Batch de proceso de corte” es la que tiene un costo unitario más alto. Implica que las partes de madera a cortar deben trasladarse desde las celdas donde se almacenan hasta la máquina de corte ubicada en el centro de la planta.

Una vista más detallada de esta Actividad nos dice que la podemos descomponer en las siguientes sub actividades:

En primer lugar el proceso se prepara para producir los batches de los cortes. Las bandejas portando los tablones se sumergen en una baño de agua y se procede a su cortado. Terminado este proceso las partes se inspeccionan para detectar posibles defectos y finalmente se transportan de regreso a las respectivas celdas. Este proceso debe repetirse cada vez que se programa un batch de corte.

En todo este proceso ABCosting permitió la identificación de 3 actividades que no agregan valor y que son candidatas para mejoras. Ellas son: Set up de máquina, Inspección y Transporte.

¿Cuál de ellas deberíamos mejorar para lograr el mayor ahorro posible?

Una revisión de los Activity Drivers revela que el factor más importante es la distribución en la planta. La planta está organizada con celdas para los productos; sin embargo el proceso batch de corte se dispuso en el centro de la planta con el objeto de servir a los distintas celdas de productos. Esta disposición implica que los productos deben trasladarse dos veces: hacia el batch y su regreso a la celda. La variedad de esta tarea afecta tanto al set up de las máquinas como a la calidad del producto.

La solución ideal es reemplazar el tren de corte central por otros pequeños instalados en las celdas de cada producto para uso exclusivo de los mismo. Esto eliminaría completamente la Actividad de traslado. También reduciría el nro. de set ups porque cada uno de los procesos estaría dedicado completamente a ese producto, lo que traería importante reducciones del tiempo requerido para el set up debido a la similitud de las partes en cada celda.

En la práctica las instalación de procesadoras pequeñas en cada celda requerirá una cierta inversión de capital. Si no se cuenta con fondos para ello la reducción de costos se obtendrá mejorando el proceso actual. Esto implicaría por ejemplo reducir el tiempo de set up o mejorar la calidad, de manera de poder eliminar la actividad de Inspección.

2. Análisis de Pareto

Otra forma de identificar oportunidades de reducción de costos consiste en analizar las Actividades más costosas y la composición de sus costos según los recursos que consumen. El análisis de Pareto es un concepto adecuado que permite organizar las Actividades de mayor a menor según su costo.

En el siguiente gráfico de un modelo ABCosting para una Clínica podemos ver un típico esquema de Pareto donde las columnas representas los costos de las Actividades

El 20% de las Actividades origina el 80% de los costos.

El análisis de las Actividades debe comenzar por las más costosas pues allí obtendremos mayores oportunidades de reducción de costos que en las Actividades menos costosas.

Una revisión de los drivers asociados a estas actividades nos muestra la razón de los costos elevados. Por ejemplo las Actividades “Realizar estudios” contienen un importante componente del costo que es atender a los distintos proveedores.

  • Cuando el driver Número de Proveedores es grande se aumentan los costos de contratación y mantenimiento de proveedores.
  • Algo similar ocurre con el driver Cantidad de material para estudios, pues se elevan los costos de compra, recepción, inventarios y otras actividades.
  • El driver Procedimientos de compras resultó incómodo y demandante del tiempo de muchas personas. El departamento de compras trabaja con un programa que, en base a determinados parámetros calcula qué debe comprarse. Para ello se requiere verificación en vivo de los stocks y llamadas a los proveedores. Se emiten las órdenes de compra y se envían por correo. Una ves que se reciben los materiales para estudios éstos son inspeccionados, contados, transportados, almacenados y pagados.

3. Simulaciones

ABCosting puede tomarse como un modelo económico y operativo de un negocio o proceso. Provee un conjunto de información para medir el impacto de cambios operativos o financieros.

Por ejemplo en la División de Productos de una Telco se usa un simulador de costos para identificar la mejor manera de reducir los costos de las actividades relacionadas con los materiales. La simulación consiste en analizar formas alternativas de comprar los materiales tipo “C” (grandes volúmenes y bajo precio).

Existen miles de esos materiales y constituyen una parte importante de los costos. Se trabaja con muchos proveedores. El costo de cada alternativa se obtuvo usando el modelo ABCosting. La cantidad de unidades de Activity driver para cada una se multiplicó por el costo unitario del respectivo Activity Driver.

La simulación consistió en correr el modelo ABCosting para un único proveedor. Bajo esta alternativa todas las compras de materiales se centralizaron en un solo proveedor. Con una sola compra se podía completar la adquisición de toda una línea de materiales para todo el año.

El análisis mostró que la mejor alternativa implicaría un cambio total en la forma en que se adquirían las partes. Esta alternativa también permitió eliminar dos de los tres tipos de drivers: Cantidad de proveedores y Procedimientos de compras.

Se acordó con el proveedor un cronograma de tres meses para las entregas y se acordó que visitaría la planta una vez a la semana para determinar los envíos de partes que fueran necesarios.

Es interesante resaltar que con anteriores esfuerzos de reducción de costos sólo se obtuvieron pequeños resultados mientras que con ABCosting se pudo dar con la “tecla” del problema y de allí enfocarse en la simplificación del proceso y la eliminación de tiempos perdidos.

Este caso sirvió de cambio cultural en la empresa. Las decisiones de mejora se comenzaron a tomar con fundamento analítico en lugar de intuitivo. Las iniciativas de mejora, respaldadas por el análisis obtuvieron rápida aprobación.

Conclusiones

La lección es clara. ABCosting provee suficiente material analítico para tomar decisiones de mejora bien fundamentadas. La reducción de costos sólo puede conseguirse si se realizan cambios en las operaciones que conlleven a un mejor uso de los recursos.

Con los modelos ABCosting se pueden identificar las oportunidades de reducción de costos, comunicar las enseñanzas obtenidas con los cambios y mejorar el retorno en productividad de los esfuerzos de mejora.

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