En momentos de crisis, un buen análisis de costos en la empresa permitirá atravesar la tormenta sin sacrificar valor, y así estar en mejores condiciones para mantenerse competitivos.

Los despidos de personal (o las suspensiones, o cualquier otra forma de recorte, reestructuración o eufemismo similar) son una manifestación recurrente en tiempos de crisis. Y las crisis constituyen un escenario habitual al que se enfrenta toda gestión empresarial. Tanto aquellas que provienen de la situación macro –ya sea local, regional o internacional–, como las que tienen sus raíces y causas en la realidad de la propia empresa.

Los despidos responden a una situación de pánico antes que a un adecuado análisis de costos. Es imposible pensar que la suspensión masiva de empleados pueda significar la salvación de la empresa. La importancia estratégica de los Recursos Humanos dentro de la organización empresarial es demasiado sensible como para pensar que los despidos no representarán una pérdida de valor irreemplazable.

El análisis de costos, clave para no sacrificar valor

La verdadera crisis está en la destrucción de valor. A largo plazo, la empresa tardará años en recuperar el valor perdido con despidos masivos, cuando no signifique la desaparición lisa y llana de la organización.

Existen políticas preventivas de análisis de costos que ofrecen alternativas más saludables para reducir costos sin necesidad de destruir valor con el desprendimiento de empleados calificados y valiosos.

Cuando se cuenta con un sistema de costos bien desarrollado y establecido, se pueden encontrar numerosas oportunidades de reducción de costos, simplemente al eliminar actividades poco productivas, o que no agregan valor, o mejorando las actividades existentes.

Características del análisis de costos

Las empresas que tienen una actitud profesional hacia el análisis de costos –y el control de costos– se encuentran mejor posicionadas para enfrentar la crisis. ¿Cómo son esas empresas? Algunas de las características comunes de empresas que implementaron técnicas de análisis de costos:

  • Inversión: la decisión de contar con reportes y análisis de costos en forma metodológica y permanente se considera una inversión, no un gasto o una moda del momento.
  • Prevención: las crisis no desatan la necesidad de llevar a cabo estudios de costos, sino que la decisión de hacerlos se lleva a cabo antes de que sucedan esas situaciones.
  • Progresión: quienes implementan estudios y análisis de costos en forma sistemática muestran una actitud de permanente mejora de los modelos desarrollados.
  • Convicción: los modelos de costos exitosos son usados por todos los integrantes de la empresa y apoyados enfáticamente por los directivos.

¿Los resultados? Las empresas que aplican metodologías de análisis de costos permanente están:

  • Mejor preparadas que sus competidores para ajustar su nivel de gastos ante emergencias.
  • Redujeron el “No Valor” en lugar de destruir el Valor.
  • Introdujeron previsibilidad a sus políticas de Recursos Humanos, productivas, comerciales y administrativas.
  • Llegan fortalecidas al final de las crisis, y con altas posibilidades de tomar los espacios abandonados por sus competidores.

ABCosting y ABManagement en el análisis de costos

El sistema de costos ABCosting (Costeo Basado en Actividades) ofrece la mejor metodología para implantar un sistema completo de análisis de costos.

¿Qué son el ABCosting y ABManagement? La traducción del primero es “Costos Basados en Actividades”, y es un sistema que permite determinar el Costo de un determinado Objeto de Costo (Producto, Servicio, Cliente, etc.) tomando como base el consumo que éste hace de las Actividades.

El Activity Based Management es el uso que se hace de ABCosting para la toma de decisiones. 

El tándem ABCosting – ABManagement tiene características que la convierten en una herramienta única para la tarea del análisis y el control de costos. Algunas de ellas son:

  • Actividades: el sistema se basa en la identificación de las Actividades más importantes que se llevan a cabo en la empresa, y hace un análisis de los costos de cada una de ellas.
  • Drivers: para costear correctamente, el sistema utiliza los impulsores de costos, llamados drivers, para determinar cómo las actividades consumen recursos cuando son llevadas a cabo.
  • Capacidad analítica: permite contar con una visión diferente y casuística de la forma en que se originan los costos dentro de la empresa.
  • Multidimensionalidad: con ABCosting / ABManagement se pueden analizar los mismos costos desde distintas dimensiones, como tiempo, producto, cliente, sector, sucursales, canales, mercados, etc.
  • Integración: integra fuentes de datos de distintos orígenes, incluso extracontables, haciendo un uso completo de la información disponible.
  • Causa raíz: permite llegar hasta la causa raíz de la formación de los costos.
  • Trazabilidad: permite trazar, con un gran grado de detalle, la forma en que los objetos de costo consumen los recursos y las actividades.
  • Servicios compartidos: integra los costos a lo largo de toda la organización, y calcula cómo estos se van acumulando a medida que el trabajo se realiza en los distintos sectores.
  • Esquema Reducción de Costos sustentable: produce abundante información analítica para la mejor toma de decisiones.

La representación gráfica clásica de ABCosting / ABManagement es la siguiente:

Gráfico análisis de costos, metodología básica
Análisis de costos, metodología básica del ABC/ABM

Cuando se cuenta con un modelo de análisis de costos ABCosting / ABManagement, los resultados se presentan por Actividades, de manera diferente al de un cuadro de resultados de la contabilidad convencional.

Gráfico análisis de costos y modelo ABCosting
Análisis de costos y el modelo ABCosting

Con ABCosting / ABManagement es posible hacer un seguimiento del flujo de costos, o trazabilidad, para conocer y poder controlar su evolución.

Gráfico análisis de costos y trazabilidad con ABCosting
Trazabilidad y análisis de costos con ABCosting

¿Cómo se costean las actividades?

Luego de identificar las Actividades, el modelo permite asignarles costos de acuerdo con las unidades de Cost Driver que cada una consume y los recursos involucrados.

El costo de las Actividades se determina por dos variables:

  • El gasto en Recursos.
  • La intensidad de uso de esos Recursos.

Por ejemplo, una actividad requiere trabajo de empleados para ser llevada a cabo. Entonces requiere recursos como mano de obra, oficinas, comunicaciones, informáticas, etc. Pero, además, hay distintas formas de consumir esos recursos. El Cost Driver, que estará expresado en el tipo de unidades que mejor miden el recurso (por ej.: horas de trabajo, metros cuadrados, cantidad de facturas, etc.), y determinarán la intensidad de uso del Recurso.

Gráfico análisis de costos y el costeo de las actividades
Costeo de las actividades en el análisis de costos

El análisis sistemático y organizado de estas dos causas raíces, y su comparación con un Indicador de Performance, identificarán a las actividades que están consumiendo muchos recursos y que pueden estudiarse para entender las razones de esta situación.

El uso de Indicadores de Performance en el análisis de costos

Un aspecto importante de los modelos de análisis de costos ABCosting / ABManagement es el uso de los Indicadores de Performance, que son medidas deseables u objetivo a alcanzar en el consumo de Recursos por parte de las Actividades.

Para comprender mejor lo que es un Indicador de Performance, veamos la forma en que se seleccionan los Cost Drivers.

Por ejemplo, si el Cost Driver “Tiempo de Trabajo” se usa para asignar los costos del Recurso Mano de Obra a las Actividades, entonces la unidad del Cost Driver será “Horas de Trabajo”.

Horas de Trabajo expresa en unidades de Cost Driver. Los Indicadores de Performance tienen la misma unidad de medida, sólo que su magnitud es un objetivo aceptable para la estructura de costos de la actividad.

La comparación de los Indicadores de Performance contra el valor real observado para el Cost Driver nos arrojará información acerca de si los costos exceden de un valor razonable.

Hay varios métodos para determinar un Indicador de Performance. Pueden ser valores estándar, de benchmarking en la industria, histórico promedio, histórico máximo o mínimo, etc.

Gráfico análisis de costos e indicadores de performance
Análisis de costos e Indicadores de Performance

Cómo usar los Indicadores de Performance en el análisis de costos

Cuando se cuenta con el grupo de Actividades críticas para los procesos de creación de valor dentro de la empresa, se pueden comparar las mismas con sus Indicadores de Performance. La comparación gana capacidad analítica cuando se analiza la estructura de las causas raíces y, por ejemplo, se compara cada Recurso consumido por la Actividad contra su Indicador de Performance.

Este mecanismo de comparación se hace más profundo cuando se lo hace a nivel de Cost Driver, como se ve en el cuadro siguiente:

Gráfico detección de la causa raíz en el análisis de costos
Detección de la causa raíz en el análisis de costos

Cuando el Recurso o Driver realmente usado excede a su Indicador de Performance correspondiente, entonces se enciende una luz roja acerca de la forma en que se originan los costos. El análisis de costos (o, mejor dicho, el analista de costos) puede advertir a los responsables de área inmediatamente sobre este crecimiento en los costos para la toma de medidas de corrección.

Análisis de costos y los resultados

Las empresas que utilizan ABCosting controlan permanentemente el exceso/defecto de consumo de recursos gracias a la comparación con Indicadores de Performance.

La estructura de costos de los productos, servicios, clientes, etc., queda así abierta con un alto grado de detalle. La comprensión de las razones por las que los mismos son rentables o deficitarios también se facilita de inmediato. El continuo análisis de costos con esta metodología, y la toma de medidas consecuentes, permite a la empresa ganar en productividad. Los despidos masivos se hacen innecesarios cuando se han tomado estas medidas, y la empresa pasa a ocupar posiciones de ventaja frente a competidores menos preparados.

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