El desarrollo de programas y aplicativos diseñados exclusivamente para la construcción e implementación de modelos de Costos Basados en Actividades (ABCosting / ABManagement) ha permitido el rápido progreso de esta técnica de cálculo exacto de costos y consumo de recursos.

Algunas de las razones para contar con un software especializado son:

1. Funcionalidad

Al implementar un modelo de costos ABCosting / ABManagement (ABC/M) el analista de costos se encuentra ante un trabajo enorme de relevamiento y procesamiento de la información, teniendo que respetar todos los pasos obligatorios para realizar las interrelaciones entre los módulos de Cuentas Contables, Centros de Costos, Recursos, Actividades, Materiales, Objetos de Costos, Procesos, etc.

Resulta prácticamente imposible realizar estas operaciones sin contar con un software especializado que haga estas tareas en forma simple, sencilla y rápida sin dedicar ni un solo momento a la programación y, por el contrario, concentrar la totalidad del tiempo en el análisis e interpretación de los resultados obtenidos, que suelen ser bastante sorprendentes.

Cuando se encara la implantación de un modelo de costos ABC/M sin la herramienta adecuada, se corren serios riesgos de fracaso porque la programación y cálculo del modelo con otras herramientas –como planillas de cálculo– no permite un avance sostenido en esta técnica y no es posible mantenerla actualizada en el tiempo.

2. Integración

Integración con ERP: El software ABC/M mantiene una completa integración con cualquier ERP y su correspondiente base de datos, sin importar la plataforma de desarrollo de ésta última. Esto es necesario porque gran parte de la información que requiere el modelo ABC/M se extrae de los datos contables administrativos registrados con el ERP.

Integración con otras fuentes de datos: Igualmente importante es la información que no está registrada en el ERP, sino bajo otros formatos, desde simples planillas Excel hasta datos provistos por terceros, tanto proveedores como clientes. Muchos datos operacionales no se encuentran en un ERP, por lo que deben ser integrados separadamente al ABC/M.

Todo software ABC/M permitirá integrar y usar coherentemente esta información proveniente de múltiples bases de datos que contengan información sobre Inductores de Costos.

Beneficios: los cálculos de costos tienen, así, la misma fuente de información, con lo cual nos aseguramos que todos los usuarios estén consultando los mismos costos.

Imagen cálculo de costos ABC

3. Capacidad de cálculo

ABC/M requiere un importante proceso de cálculo para la determinación exacta de los costos. Algunas de las tareas deben ser realizadas en forma automática y secuencial, y las podemos agrupar de la siguiente manera:

Tiempos de cálculo: la arquitectura de un software ABC/M permite el recálculo rápido y seguro de todo el modelo cuando el usuario necesita visualizar cualquier cambio introducido. Esta funcionalidad es crítica pues el mecanismo de prueba y error es muy usado en ABC/M para el cálculo correcto de costos y la formulación de simulaciones y escenarios alternativos de análisis.

Importación de saldos contables: se importan desde la integración con el ERP en forma automática.

Importación de Diccionarios: se importan desde aplicativos operacionales o desde el uso del tiempo que llevan las actividades. El software ABC/M ofrece la posibilidad de que los usuarios ingresen los tiempos de uso directamente. Es conveniente automatizar este proceso.

Asignación de Recursos: permite el uso del Menú de Drivers para asignar correctamente las cantidades entre Recursos/Actividades/Objetos de Costo. Cualquier cambio es realizado online en forma instantánea y amigable para el usuario.

Consumos de Unidades de Inductores: el software ABC/M realiza rápidamente esta tarea, que es una de las centrales de todo el modelo, y consiste en determinar las partes del total del driver que consume cada actividad.

4. Automatización

Un modelo de Costos por Actividades toma bastante esfuerzo en materia de su diseño y definición de los objetivos y la forma de construirlo. Es necesario estandarizar y automatizar las tareas generales de importación y cálculo que requiere ABC/M. Si no se cuenta con una herramienta informática específica automatizada para el cálculo del modelo ABC/M, entonces la tarea de crear dicho modelo puede volverse muy pesada y poco efectiva.

Cuando los analistas de costos cuentan con la correcta herramienta de automatización pueden hacer un mejor empleo de su tiempo, ya que podrán dedicarse al análisis y entrega de costos correctamente calculados, en lugar de demorarse en el diseño de complejas y lentas planillas de cálculo que nunca terminan de ofrecer la rapidez y automatización que se requiere.

5. Simulaciones y escenarios

La utilización de un software específico de ABC/M permite a los usuarios hacer pruebas y simulaciones sin límite de uso. Así, se gana efectividad en el tiempo empleado en la construcción del modelo, pues la etapa de recálculo y diseño de los escenarios ya se encuentra programada. Los usuarios pueden emitir reportes de las simulaciones practicadas, quedando mejor preparados para la toma de decisiones.

6. Reportes ad hoc y personalizados

Con una herramienta específicamente diseñada para modelos ABC/M se pueden obtener reportes prediseñados que facilitan la rapidez e interpretación de los cálculos. Los reportes más populares son:

  • Rentabilidad por dimensión de Objeto de Costo.
  • Costos de actividades y consumo de unidades de drivers.
  • Causa raíz de la formación de costos.
  • Trazabilidad en el uso de los recursos.
  • Cálculo de la capacidad ociosa y su costo.
  • Cálculo del costo de las actividades innecesarios que no agregan valor.
  • Control de costos de los procesos.
  • Control presupuestario según ABC/M.
  • Informes de Pareto acerca de la estructura de fuentes y usos de los costos.
  • Target cost, o la forma de estructurar costos que presentan precios rígidos.
  • Costo del ciclo de vida de los productos y servicios, etc.
Imagen costos multidimensionales

7. Multidimensionalidad

Todo software ABC/M debe ofrecer herramientas de análisis multidimensional, es decir la posibilidad de ver los mismos costos en distintas capas de jerarquías, tales como productos, servicios, clientes, canales de distribución, áreas, mercados, etc.

Gracias a la función integrada de Informes Multidimensionales, los usuarios podrán calcular, segmentar, explorar, comparar o comprender cómo se acumulan costos para jerarquías diferentes y combinadas, como por ejemplo producto?cliente?canal, servicio, usuarios, proveedores, etc.

Para que el uso de la función multidimensionalidad sea efectivo, el software ABC/M contiene, construidos y embebidos, todos los templates de informes conocidos y útiles para que el Gerente o Responsable de área pueda contar con información instantánea de sus costos. La Multidimensionalidad debe consultarse de dos formas posibles:

Cost Analizer: se trata de un cubo multidimensional, que es una expansión de datos de costos, inductores, asignaciones, procesos, etc., que registran actividades individuales del Modelo de Costos ABC. La expansión se basa en columnas que el usuario desea analizar. Estas columnas se llaman “dimensiones”.

El Cost Analizer es un conjunto de resultados que contiene una tabla cruzada de todas las combinaciones de dimensiones posibles. La lista de selección contiene las columnas de dimensión y las expresiones de funciones de agregado. El conjunto de resultados contiene todas las combinaciones posibles de los valores de las columnas de dimensiones, junto con los valores de agregado de las filas subyacentes.

Dashboard: El Dashboard es un aplicativo incorporado en el software ABC/M que es un tablero integrado por diversas gráficas, indicadores y controles, para que una persona pueda conocer rápidamente el estado actual de los costos de su área de responsabilidad, e inclusive manipular la información para la evaluación de distintos escenarios y toma de decisiones.

Los Tableros de Control (dashboards) están diseñados para generar el máximo impacto visual posible en un formato optimizado para lograr captar la información rápidamente, por medio de una combinación de tablas, gráficos, reglas de medición, cuadrantes y otros indicadores gráficos, así como formatos condicionales, etiquetas formato?libre y colores de fondo. De esta manera se pueden visualizar todas aquellas métricas cuidadosamente seleccionadas por el modelo ABC/M que se utilizarán para medir y controlar el rendimiento del negocio.

Scorecards: el software ABC/M también debe permitir el uso de Tableros de Comando (Scorecards). Los Scorecards y Dashboards tienen más similitudes que diferencias, pero la principal diferenciación entre estos dos es que los Tableros de Control (Dashboards) miden los costos ABC/M de los procesos operacionales, mientras que los Tableros de Comando (Scorecards) representan gráficamente el papel de los costos en base a los objetivos estratégicos del negocio.

Los Tableros de Comando (Scorecards) siempre contienen límites en la medición para saber si el costo de un producto, servicio, proceso, etc., está dentro de un rango aceptable, como si el velocímetro de su automóvil emitiera un sonido cada vez que usted excediera la velocidad permitida.

8. Online

ABC/M es básicamente una técnica de trabajo analítico colaborativo. El proceso incorpora activamente todos los departamentos y unidades de trabajo de la empresa u organismo, creando un mapa de trazabilidad de los costos desde que estos se originan hasta que se consumen.

Es requisito, entonces, que un software ABC/M permita el acceso inmediato y online a todos los participantes del estudio. Asimismo, quienes utilicen esta información para su propio cálculo de rentabilidad o costos tendrán la misma disponible online sin necesidad de nuevos estudios o relevamientos especiales de información.

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Sixtina fue fundada en 2005 como resultado de una sencilla observacion: las empresas cambiaron su forma de gestión, pasando a ser operadas por equipos colaborativos, con creciente uso de tecnología y amplia competencia potenciada por la globalización. Pero las empresas hispanoparlantes no se adaptaron a los cambios.

Al notar este desfase, Marcelo French y el equipo de Sixtina crearon la vision de Medir para Mejorar, y desarrollaron la Plataforma de Gestión Integral (PGI) para respaldarla. Gracias a nuestro conjunto de aplicaciones integradas, potentes y fáciles de usar, las empresas hispanoparlantes tuvieron la oportunidad de acortar la brecha de productivdad con herramientas como:

  • Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard)
  • Modelos de Costos Basados en Actividades (ABCosting)
  • Business Analytics
  • Gestión de Procesos
  • Mapas Estratégicos
  • Control de Proyectos

Así, ofrecemos a nuestros Clientes un nuevo concepto de gestión, con información relevante, útil, integrada, online y personalizada. Después de todo, Sixtina se propuso ayudar a la modernización de las empresas hispanoparlantes, y que el mundo fuera más atractivo, generando una transformación empresarial tras otra.

Eso es lo que hacemos todos los días.

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