Las hojas de cálculo son una herramienta poderosa y muy económica. A la hora de reducir costos para lograr un mejor control de los gastos, en comparación con la mayoría de los software y sistemas, una planilla Excel es, en apariencia, casi gratis. Esa es la razón por la que muchas empresas utilizan hojas de cálculo como su herramienta preferida para resolver gran parte de sus problemas.

Las usamos para la gestión de proyectos, la gestión financiera, el análisis de datos, listas de tareas y tantos otros propósitos, que ni siquiera puedo enumerarlos todos. Si bien las hojas de cálculo son baratas y fáciles de comenzar a usar, plantean un problema para nuestras empresas a medida que crecemos.

Control de los gastos: Excel vs. software específico

El problema con las hojas de cálculo es que, si bien parecen económicamente accesibles y convenientes, el trabajo que implica crearlas y mantenerlas no lo es.

Las hojas de cálculo no solo hacen mágicamente lo que necesitas que hagan. Son como un lienzo en blanco donde un artista de hojas de cálculo debe crear y trabajar. Para que la hoja de cálculo funcione correctamente, se necesita tiempo de la gente, que es uno de los recursos más caros. Allí es donde el control de los gastos de la empresa y el Retorno de la Inversión (ROI) ponen sobre el tapete la conveniencia de invertir en un software específico.

La hoja de cálculo debe ser creada por alguien, que tiene que elaborar fórmulas y referencias, dar formato a la salida y mantenerlas a medida que el negocio cambia. Esto lleva tiempo, y ese tiempo cuesta dinero. Mucho dinero.

El control de los gastos y el costo del tiempo

Si se comienza a sumar el costo de ese tiempo de manera diaria, semanal y mensual, se descubrirá que se está gastando más en la creación y el mantenimiento de su hoja de cálculo que en el análisis de los datos. Entonces se puede entender que el mejor software de su clase diseñado para resolver sus problemas específicos es, en definitiva, más económico. Lo que parecía la mejor solución para el control de costos de la empresa, termina siendo lo contrario.

He trabajado con empresas clientes en las que diversos miembros del personal dedican varios días a la semana a crear y mantener hojas de cálculo. ¡Varios días a la semana! Casi la mitad de una semana laboral para un miembro del equipo altamente calificado y bien pagado.

No solo eso, ¿qué pasa si usted calcula el costo de oportunidad de este tiempo? ¿Qué objetivos de crecimiento podría haber logrado con el tiempo que dedicó su gente a crear y mantener sus hojas de cálculo? En lugar de programar filas y columnas, podrían haberse dedicado a formular y ejecutar objetivos de crecimiento estratégicos para el negocio. ¡Guauu! ¡Qué cambio de mentalidad tan radical!

Las falacias en el control de los gastos

Las hojas de cálculo son programas de computadora. Por lo general, se crean de manera informal y carecen de los elementos centrales del software desarrollado profesionalmente. Elementos como la recopilación, el diseño y la prueba de buenos requisitos para garantizar la calidad por parte de múltiples partes. También carecen de documentación y planes de trabajo para futuras mejoras. Entonces, cuando el miembro del personal que crea la hoja de cálculo emigra de la empresa, todo ese conocimiento del dominio del problema se va con ellos.

Así que ese es el problema con las hojas de cálculo con las que se pretendía lograr un ahorro de costos.

Hacia un verdadero ROI en la reducción de los gastos

Entonces, ¿qué hacemos con todas las hojas de cálculo que tenemos y con las que dirigimos nuestro negocio actualmente? ¿Cómo nos liberamos de la esclavitud de la hoja de cálculo y comenzamos a dirigir nuestra energía y nuestro tiempo hacia el crecimiento?

Le sugiero que busque sistemas que reemplacen lo que las hojas de cálculo están haciendo por usted hasta ahora. Es lo que nosotros aconsejamos a nuestros clientes de nuestro sistema de Costeo Basado en Actividades (ABCosting).

Invertir en un buen software de ABCosting es lo mejor para encarar un proyecto metodológico y sistemático de mejora y control de los gastos.

Puede pensar que el costo de este software es alto, pero eso no es correcto. En realidad, con las hojas de cálculo usted está pagando mucho más de lo que jamás pagará por un buen sistema de Costeo Basado en Actividades, y toda la información y los reportes que del mismo podrá obtener.

Entonces, comience a trabajar en un plan para clasificar las hojas de cálculo que está utilizando actualmente y qué función cumplen. Luego, instale software especializado para reemplazar lo que hacen sus hojas de cálculo para su negocio. Verá un ROI inmediato en su inversión en estos sistemas y procesos, y liberará las mentes de su equipo para dirigir su energía y su tiempo a alcanzar sus metas y sueños de hacer crecer su negocio.

Comparte este artículo

Si te pareció útil, compártelo con tu red de contactos.