Estoy en mi vigésimo año como especialista en modelos de Costeo Basado en Actividades (ABCosting), desde que abandoné el mundo corporativo a principios de 1998. En estos años me he conectado con miles de personas de distintos países y culturas, y siempre hago una pregunta que es fundamental para mí y es una de las razones de por qué todavía estoy aquí.

La pregunta es la siguiente: ¿cuál es el mayor beneficio que una empresa obtendría al implementar su modelo ABC para la medición, comprensión y control de costos? 

Control de gastos mediante el sistema ABC

ABCosting es, básicamente, un sistema de gestión como muchos otros, y a veces nos pasa que no sabemos si todo el esfuerzo que demanda vale la pena. La respuesta a mi pregunta es fundamental y es la razón por la cual he dirigido toda mi investigación, pensamiento y escritura durante estas dos décadas.

La semana pasada Inés, de Costa Rica, se unió a nuestra comunidad de Sixtina ABCosting e hizo una gran pregunta que está relacionada con la anterior: ¿Cómo medir el impacto de implementar un modelo de costos basados en actividades?

Básicamente, Ines pregunta cómo medir la medición. Puede ser que pienses que se trata de un acertijo del tipo “¿qué fue primero: el huevo o la gallina?”. Pero no, la pregunta es interesante, y vamos a analizarla lo más claro posible.

¿Es posible medir el impacto de la medición? Y si pudiéramos, ¿valdría la pena?

Es una pregunta difícil, porque la idea es cómo medir el impacto de la medición de los costos con el sistema de costos ABC. Es como el concepto de reflexividad, donde hay una especie de relación circular entre dos elementos:

  • ¿Se puede pesar una báscula?
  • ¿Una cinta métrica mide su propia longitud?
  • ¿La medición de los costos puede medir su propio rendimiento?

Imagen sistema de medición de costos

Indicadores de gestión y ABCosting

Y dado que la mayoría de nosotros luchamos para medir el desempeño de la gestión de un negocio, incluidos sus costes, ¿no es lógico que tengamos que luchar aún más para medir el impacto de medir dicho desempeño?

Pero vayamos por partes:

Por empezar, para poder medir un sistema que mide los costos, primero debo contar con dicho sistema en funcionamiento, sino la medición sería ilógica.

Es decir que, para poder demostrarlo, tenemos que medirlo allí donde el ABC (Costeo Basado en Actividades) está implementado. Con este postulado, nuestro campo de medición se reduce bastante, pues sabemos que en la mayoría de las organizaciones:

  1. no está vigente un sistema de costos;
  2. o no se está usando lo suficientemente bien como para proporcionar buenos datos sobre los beneficios finales del mismo.

Aun así, lo más significativo es que medir no es solo contar con la información que arroja el sistema de indicadores de gestión (en este caso, de análisis de costos). Al medir el sistema, desarrollamos un proceso inconsciente que es mejorar el propio sistema. Significa seguir un procedimiento lógico.

Beneficios del Costeo Basado en Actividades

En primer lugar, ¿qué impacto queremos que tenga la medición?

Para mí, hay tres beneficios específicos al implementar un Costeo Basado en Actividades, y que van más allá de los valores de costos obtenidos:

  1. La medición acelera la reflexión y los comentarios que obtenemos sobre lo que funciona y lo que no funciona, por lo que nos arroja luz sobre cómo alcanzar nuestros objetivos más rápido.
  2. Medir costos tiene más objetividad que la intuición o los rumores, por lo que desperdiciamos menos esfuerzo evitando hacer cosas que realmente no nos ayudan a alcanzar nuestras metas.
  3. En general, cuando medimos, obtenemos mejores rendimientos en el uso de nuestro tiempo y recursos para alcanzar nuestras metas.

Ciertamente, hay otros beneficios de medir, pero estos me parecen los mejores.

En segundo lugar, ¿cómo podríamos cuantificar el impacto?

Todo buen modelo de Costeo Basado en Actividades exige sencillez y claridad sobre los resultados. Si los resultados del análisis son demasiado complejos y confusos es muy difícil determinar qué beneficios nos trae el esfuerzo de medir. Para los tres resultados enumerados anteriormente sobre el impacto de la medición, está claro que se podrían potenciar de la siguiente manera:

  1. Completar la implementación lo antes posible: si iniciamos nuestra implementación con un plan que incluya días, fechas y entregables, ya tendríamos indicadores para medir el proyecto.
  2. Alcanzar las metas con menos esfuerzo: si contáramos el tiempo y el dinero gastados para alcanzar cada una de nuestras metas, podríamos contar con indicadores sobre el costo de alcanzar la meta.
  3. Comparar el costo del proyecto con los ahorros que produce: todos sabemos que con ABCosting podemos encontrar oportunidades de ahorro eliminando actividades que no agregan valor. Comparando ese ahorro contra el costo del proyecto, nos da una medida de su efectividad.

Si determináramos cada una de estas medidas antes y después de una implementación del Costeo Basado en Actividades, veríamos una mejora cuando comencemos a utilizar dichas medidas comparadas con nuestros objetivos.

En tercer lugar, medir el tiempo en que se cumplen los entregables:

Tenemos que comenzar a registrar los datos sobre cuándo establecemos cada objetivo, cuándo logramos alcanzarlo y cuánto tiempo y dinero gastamos en lograr cada objetivo. También puede servir (en la medida en que sea posible) medir el impacto final de ahorro en costos. Eso hace posible la medida de ROI (la tercera enumerada anteriormente).

Por lo tanto, es ciertamente posible medir el impacto de la medición del rendimiento. Pero la pregunta sigue siendo: ¿vale la pena hacerlo?

Mi recomendación: medir el rendimiento de un sistema de costos como lo es una implementación de ABCosting no es algo que deba intentarse hasta que el modelo ABC esté completo y cuente con la suficiente información para aplicar las tres medidas de impacto en el logro de la meta mencionadas arriba.

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