Si tienes formación en alguna rama de las ciencias de la administración, sabes que el Costo de Oportunidad es un concepto que representa la mejor opción a una decisión real de gasto o inversión. Este Costo de Oportunidad nunca se concreta, sino que solo nos dice cuál hubiera sido la mejor alternativa a la decisión tomada.

Más allá de la tortura psicológica que implica hacer un análisis ex post y decirnos “qué pena que no dediqué mis recursos a la opción que ahora me muestra el costo de oportunidad”, este concepto es siempre útil para reflexionar sobre la orientación y el futuro que le damos a nuestro negocio.

Pero ¿es sincero acudir al costo de oportunidad para criticar o mortificarnos con su resultado? Los críticos del Costo de Oportunidad dicen –y con razón– que siempre se trata de un análisis ex post, y que es injusto tomarlo en cuenta cuando las decisiones ya han sido tomadas.

Lo cierto es que el Costo de Oportunidad tiene un serio inconveniente, que es su manera de calcularlo. Principalmente porque cuando calculamos el futuro tenemos que considerar tantas variables que es difícil decidir cuál sería la más acertada para lograr un valor que podamos comparar honestamente contra el costo real.

El Costo de Oportunidad y ABCosting para tomar buenas decisiones

El Costeo Basado en Actividades (o ABCosting) es un sistema de cálculo de costos de una empresa o proceso.

Básicamente explica que dentro de la empresa –o de sus procesos– se desarrollan actividades que consumen recursos (mano de obra, maquinarias, comunicaciones, etc.) para ser llevadas a cabo. Luego los productos o servicios de la empresa consumen dichas actividades al ofrecerlas a los clientes. En el corazón del modelo ABCosting están los “drivers”, o direccionadores de costos que, a manera de causa raíz, nos explican por qué se produce el costo y cuánto es cuantitativamente.

Lo bueno de ABCosting es que proporciona bloques analíticos de costos que pueden usarse para simular el impacto de los cambios en la operación de un negocio o un proceso, o cómo afecta al tipo de negocio realizado. Y es allí donde podemos conectar el concepto del Costo de Oportunidad con ABCosting, es decir, en las simulaciones.

Un ejemplo real de Costo de Oportunidad y ABCosting

Peter Turney, uno de mis autores favoritos especializado en ABCosting, cita un ejemplo muy ilustrativo. Se trata del caso de la División de Productos Comerciales de Northern Telecom, que utilizó una simulación de costos para identificar la mejor manera de reducir el costo de las actividades relacionadas con la compra de los materiales. La simulación se centró en formas alternativas de adquirir partes “C” (piezas de bajo costo y alto volumen). La empresa debía adquirir anualmente miles de estas partes, las cuales representaban una importante y costosa Actividad.

La empresa diseñó y puso en marcha un modelo ABCosting con un ojo puesto en analizar con detalle esa actividad, y luego se hicieron simulaciones de costos con distintas alternativas de drivers, utilizando el modelo ABC. En cada simulación las cantidades de drivers de la actividad se multiplicaron por el costo por unidad de dichos drivers.

A la hora de identificar el mejor costo de oportunidad, el análisis mostró que la alternativa de menor costo cambió totalmente la forma en que se adquirieron las piezas “C”. Esta alternativa también eliminó dos de los tres factores de costo (el número de proveedores y los procedimientos de adquisición en sí mismos).

Bajo esta alternativa, todas las partes “C” se compraron a un proveedor. Se emitió una sola orden de compra para cubrir las necesidades de la planta durante todo un año. El proveedor recibió un programa de producción de tres meses y acordó visitar la planta una vez a la semana para reponer los contenedores Kanban en el taller.

El impacto de ABCosting en el Costo de Oportunidad

El impacto en los costos computados por el sistema ABC fue sustancial. Solo se procesaron una orden de compra y 12 facturas cada año (frente a miles bajo el sistema anterior). Además, se eliminaron por completo varias actividades para las partes “C”, incluidas la recepción, el conteo, la descarga, la inspección, el movimiento, la flexibilidad, la reducción de los plazos de entrega y la menor probabilidad de obsolescencia de los componentes.

Es interesante notar que los esfuerzos de mejora previas –aplicaciones de las técnicas tradicionales de fabricación– mostraron solo pequeños incrementos de mejora. Le correspondió a ABCosting señalar dónde podrían encontrarse las mejores mejoras y concentrar los esfuerzos en la eliminación y simplificación exitosas de los desechos.

La capacidad de simular el impacto en los costos de los programas de mejora tiene beneficios adicionales, además de identificar la alternativa de menor costo. Ahora los programas de mejora pueden proceder sobre la base de documentación realista, dejando de lado las estimaciones subjetivas. El compromiso de la gerencia con la mejora es más fácil de obtener, y la capacidad de comunicar los resultados ayuda a transferir el aprendizaje a través de la empresa.

Otro caso de ABCosting y Costo de Oportunidad

En otro caso, una planta de fabricación no pudo persuadir a los directivos de la empresa para que le permitiera abandonar algunos productos complejos de bajo volumen. La planta sabía que estos productos requerían un esfuerzo excesivo no recompensado por los ingresos (a pesar de que su sistema de costos convencional revelaba lo contrario).

Un estudio de ABCosting confirmó las intuiciones de la planta. Los productos costaban mucho más de lo que generaron en ingresos. Estos resultados fueron presentados a la empresa matriz. Un ejemplo claro de costo de oportunidad.

La primera respuesta de la empresa matriz fue la desestimación de los costos del producto ABC como no válido. Pero sí permitieron que la planta buscara una oferta de un proveedor externo para fabricar los productos.

La oferta resultó ser más alta que el costo calculado por ABCosting. Esto fue suficiente para convencer a los directivos de que el costo de ABC era realmente válido. Como resultado, se autorizó a retirar los productos de la planta.

ABCosting y la reducción de costos

La lección está clara. El análisis de reducción de costos utilizando ABCosting no reduce los costos. El costo solo se puede reducir si se realizan cambios en las actividades de desempeño y si se reubican los recursos redundantes. El análisis de costos ayuda a identificar oportunidades de reducción de costos, a obtener apoyo de la administración, a comunicar el aprendizaje asociado con la mejora y, en general, a reforzar todo el esfuerzo de mejora.

Como diría un famoso animador televisivo argentino: “¡Se ha formado una nueva pareja!” El costo de oportunidad y el Costeo Basado en Actividades se llevan mucho mejor de lo esperado.

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Sixtina fue fundada en 2005 como resultado de una sencilla observacion: las empresas cambiaron su forma de gestión, pasando a ser operadas por equipos colaborativos, con creciente uso de tecnología y amplia competencia potenciada por la globalización. Pero las empresas hispanoparlantes no se adaptaron a los cambios.

Al notar este desfase, Marcelo French y el equipo de Sixtina crearon la vision de Medir para Mejorar, y desarrollaron la Plataforma de Gestión Integral (PGI) para respaldarla. Gracias a nuestro conjunto de aplicaciones integradas, potentes y fáciles de usar, las empresas hispanoparlantes tuvieron la oportunidad de acortar la brecha de productivdad con herramientas como:

  • Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard)
  • Modelos de Costos Basados en Actividades (ABCosting)
  • Business Analytics
  • Gestión de Procesos
  • Mapas Estratégicos
  • Control de Proyectos

Así, ofrecemos a nuestros Clientes un nuevo concepto de gestión, con información relevante, útil, integrada, online y personalizada. Después de todo, Sixtina se propuso ayudar a la modernización de las empresas hispanoparlantes, y que el mundo fuera más atractivo, generando una transformación empresarial tras otra.

Eso es lo que hacemos todos los días.

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