Desde su aparición en la década del 80, el gerenciamiento de una empresa mediante el modelo de Activity Based Costing (ABCosting, o Costeo Basado en Actividades) ha recibido una creciente atención. Organizaciones de todo tipo lo han usado como respuesta a muchos problemas recurrentes. El ABCosting también ha derivado en otras herramientas, como Activity Based Managment (ABManagement) y Activity Based Budgeting (ABBudgeting), utilizadas por las empresas para controlar y planificar sus costos.

A pesar de que las virtudes de este modelo para el gerenciamiento de una empresa han sido expuestas en numerosos artículo y reseñas, muchas empresas no supieron darle el tiempo necesario para lograr una implementación exitosa y disfrutar de sus ventajas y beneficios.

¿Qué factores hay que tener en cuenta asegurar el éxito en la implementación de un Programa de ABCosting/ABManagement en el gerenciamiento de una empresa? Un relevamiento entre directivos y gerentes de numerosas empresas que implementaron estos programas de manera exitosa revela las claves para llevarlos a buen puerto.

Hacia un Programa de gerenciamiento de una empresa con ABC/ABM

Imagen gerenciamiento con ABCosting

Antes de diseñar e implementar un Programa de Activity Management (AMP), la idea debe ser vendida a los usuarios finales. Según diversos usuarios exitosos “los esfuerzos de AMP ganadores son aquellos que logran una buena aceptación no solo en las áreas financieras, sino también en las operativas. Así, el sistema AMP evita ser visto solo por el lado de los números”.

Para obtener el apoyo de los grupos operativos hay que enseñarles los beneficios que van a recibir como resultado del gerenciamiento de la empresa mediante un Programa AMP. Es clave informar claramente la información que será provista, y demostrar cómo esa información ayudará a los gerentes operativos a lograr sus objetivos.

Por ejemplo, remarque cómo la información ayudará a alcanzar mejoras de costo y productividad, aspectos que seguramente estarán relacionados con el bonus anual de los gerentes y colaboradores.

“La enseñanza resulta crucial porque los ejecutivos tienen que querer la información. Uno debe ser claro con lo que ellos pueden aprender, y asegurarse de que van a dedicar sus propios esfuerzos a este fin. Si esto no sucede, nadie utilizará el programa y todo el esfuerzo orientado al gerenciamiento de una empresa mediante un Programa ABCosting/ABManagement habrá sido en vano”.

También hay que asegurarse de que los managers se hayan comprometido con el uso de la información. Una cosa es que un Gerente o Directivo se pare y diga: “Sí, esto es genial, es lo que hay que hacer, lo apoyo completamente”, lo cual está muy bien, pero es insuficiente.

Hay que demostrarles cómo van a poder utilizar la nueva información para la toma de decisiones. Cuando tienen conversaciones con un gerente de una división sobre distintos proyectos, ¿cómo van a utilizar la información durante estas conversaciones? ¿Cómo van a formular sus preguntas para que esas personas quieran utilizar esa información? Vivimos a través del hábito, debemos darles razones para que quieran cambiar.

Consideraciones para el gerenciamiento de una empresa con ABC/ABM

Cuando Coca Cola estaba creando un innovador centro de servicios compartidos, comenzaron por implementar un sistema ABCosting antes de que el centro fuera inaugurado. Para obtener ideas para su Programa AMP, cada sector de negocios definió los objetivos que quería alcanzar (como reducción de costos, mejoramiento de procesos, etc.), y así arribaron a 110 propuestas de proyectos. De esos 110 proyectos solo quedaron 28 a los que se aplicó entrenamiento de Seis Sigma.

Durante el entrenamiento se hizo hincapié en siete proyectos. A medida que los Programas AMP se vuelven parte de la cultura operacional, el sistema debe ser lo suficientemente dinámico para identificar nuevas oportunidades de mejoramiento continuo en el gerenciamiento de una empresa con esta metodología.

Las sugerencias son revisadas por un equipo especial. Los managers no necesitan preocuparse ahora por el mejoramiento; pueden identificar oportunidades y hacer que el equipo implemente las soluciones.

Una vez que los proyectos han sido seleccionados, deben ser definidos los temas específicos del negocio que debe contener. Sin un delineamiento claro, el proyecto puede quedar olvidado y desestimado, y así es como nunca llega a formar parte del gerenciamiento de una empresa.

Factores críticos en el gerenciamiento de la empresa

Imagen gerenciamiento prueba piloto

Manténgase concentrado en el programa inicial, y no intente abarcar de más al principio. Recuerde que es un modelo evolutivo.

Para lograr limitar el alcance del proyecto, algunas compañías con Programas de AMP exitosos comienzan desarrollando un proyecto piloto para solucionar una necesidad específica dentro de un área del negocio. Además de suministrar información para suplir la necesidad, este programa piloto provee un campo de entrenamiento para el equipo de implementación y demuestra el valor del programa al resto de la compañía.

Hay que pensar en pequeño. Si usted cree que ya lo está haciendo, aun así, divídalo por la mitad. En empresas con Programas ABCosting/ABManagemtn exitosos un proyecto piloto tipo lleva de 8 a 10 semanas. Si tomara más tiempo, la información utilizada se convertiría en obsoleta.

En algunas empresas la primera implantación del programa no resulta exitosa porque se intenta hacerlo todo a la vez (cortar, medir, moldear). Superan el problema quienes reconocen la equivocación y tratan de volver a las cuestiones que verdaderamente importaban para el gerenciamiento de la empresa. Desde ese momento, el proyecto logra verdaderos avances.

Después de una implementación exitosa de un AMP a pequeña escala, el entusiasmo se expande rápidamente por toda la compañía. Los miembros del equipo AMP se tienen más confianza y es entonces cuando se comienza a lidiar con problemas de mayor envergadura.

Selección del equipo para implementar el Programa

Para que la implementación de un Programa AMP sea exitoso, el equipo debe estar completamente dedicado. Empleados que están a cargo de un 20 por ciento no sirven. Hacen falta personas trabajando al 100 por ciento. Un equipo trabajando part time retrasará la implementación del proyecto y reducirá la relación costo/beneficio.

Pero no nos referimos a cualquier equipo full time. Hace falta un equipo full time en serio. Las compañías que pasaron de bien a excelente eligieron primero la gente adecuada para conducir el equipo, y después pensaron hacia dónde debían manejarlo. Generalmente, las compañías reclutan a miembros de su staff que están libres en un momento determinado.

Si bien los programas de management no son complicados, requieren personas que entiendan el negocio y que tengan habilidades analíticas. Si uno tiene una idea para la implementación de un programa de gerenciamiento de la empresa que requiere un equipo “Clase A”, no espere que funcione con jugadores “Clase B”.

El compromiso de los usuarios finales del programa es un factor clave para la implementación exitosa del sistema. Para asegurase que el Programa de AMP sea diseñado para lograr los objetivos buscados, elija al menos un miembro del personal de áreas operativas. De esta manera los intereses del personal operativo serán llevados al equipo de implementación y pueden ser tenidos en cuenta desde el principio del diseño del proceso.

Además, el personal operativo desarrollará nuevas aptitudes y conocimientos de funciones gerenciales con los que podrá ayudar a su gerente una vez que el Programa AMP esté instalado. Estos miembros del equipo también pueden ayudar a que el Programa AMP sea incorporado en la cultura operacional de la compañía.

También es importante incorporar al equipo aquellos empleados que serán encargados del mantenimiento del sistema. La participación en el desarrollo del sistema ayudará a estos empleados a poseer un conocimiento básico sobre cómo se procesa la información y cómo necesita ser mantenida después de la implementación inicial.

La mayoría de las compañías con con Programas de AMP exitosos emplean consultores externos para mejorar el rendimiento del equipo de implementación. Estos consultores traen una gran experiencia en AMP, así como herramientas y técnicas que pueden reducir en gran medida el tiempo de implementación y mejorar la calidad del modelo inicial.

También apoyan los esfuerzos por promover la aceptación de los AMPs dentro de la cultura corporativa. Los consultores ayudan a finalizar el trabajo: se arremangan y ayudan a los miembros de la empresa a hacer el “trabajo sucio”. Como resultado, la compañía finaliza el trabajo antes y mejor que si hubieran trabajado solos, y pueden aspirar a contar con un gerenciamiento de la empresa sólidamente orientado al modelo ABCosting/ABManagemt.

Si es necesario contratar personal externo, hágalo, vale la pena. Si tiene personal que haya instalado ABCosting, entonces hágalo con ellos. Si no, traiga expertos. Es lo mejor que puede hacer si su compañía no posee el know-how. Los expertos lo ayudan a pasar de no tener nada a tener algo, lo que es la parte más difícil.

Sin embargo, nunca logrará tener un Programa AMP exitoso para el gerenciamiento de la emrpesa si deja que los consultores externos hagan todo el trabajo, sin involucrar a miembros internos. Si los miembros de su compañía no trabajan al lado de los consultores, todo el conocimiento se perderá una vez que los consultores dejen su empresa.

De todas maneras, una vez que los consultores se hayan ido, es responsabilidad del equipo interno continuar desarrollando el Programa AMP de la organización e inculcarlo en los demás empleados. Entonces, si se utilizan consultores, éstos deben estar junto a un equipo interno completo disponible para asegurar la transferencia del conocimiento y la implementación de las técnicas.

Esta transferencia de conocimiento es un factor decisivo para lograr el éxito de un programa. Es por esto que es clave que las compañías seleccionen sabiamente al equipo de implementación de los Programas de AMP. El equipo elegido va a ser el responsable final de desarrollar una herramienta que va a cambiar la forma en que la compañía ve su negocio en conjunto y, en consecuencia, la manera de entender el gerenciamiento de una empresa.

Mantenimiento del programa de gerenciamiento de la empresa

Imagen gerenciamiento mantenimiento

Muchos Programas AMP han sido exitosos durante la implementación y luego se han deteriorado porque requerían un mantenimiento excesivo. Los sistemas de Costos Basados en Actividades (ABCosting) manejan información que suele ser muy pesada. Si bien algo de esta información puede ser encontrada automáticamente desde sistemas ERP, hay otra información, como el cálculo del tiempo del personal, que debe ser ingresada manualmente.

Para asegurar el éxito del AMP, el sistema debe mantener un balance entre el valor generado por el sistema y el nivel de esfuerzo de mantenimiento requerido. Si bien en el diseño inicial de un Programa AMP se necesita poca inversión en tecnología, el mantenimiento posterior necesita ser mejorado con inversión en tecnología.

Simples herramientas y archivos diseñados para guardar información, como formularios, pedidos y macros, aportan precisión, consistencia y facilitan el mantenimiento. Además, la tecnología provee una plataforma flexible para mejorar las necesidades informáticas para el gerenciamiento de la organización.

Las compañías generalmente tienen problemas con cuán frecuentemente deben actualizar el modelo de AMP. Esta decisión depende exclusivamente de cada compañía, y debe ser determinada en base a los problemas de cada negocio. Algunas compañías requerirán actualizaciones mensuales, mientras que a otras les bastará con actualizaciones cuatrimestrales o anuales.

La información de ABCosting es un elemento clave que justifica inversiones y costos laborales. En cualquier compañía, un buen punto de partida es la actualización cuatrimestral.

Use el mismo lenguaje

El componente clave final es desarrollar un fuerte programa de comunicación, principalmente durante el primer año posterior a la implementación del Programa AMP. El equipo de trabajo debe revisar los resultados periódicos del Programa AMP con la jefatura operacional. Este es un paso importante hacia la incorporación del Gerenciamiento por Actividades en operaciones diarias. Incluso teniendo un plan de comunicaciones, las cosas no siempre salen bien. 

A veces las palabras no significan lo mismo para todos. Por eso es recomendable crear un lenguaje común cuando se utilizan determinados términos. Los usuarios de los casos exitosos suelen tener varios programas de entrenamiento en los que aprendieron el lenguaje y cómo la información debe ser utilizada y comunicada.

Pero a veces este lenguaje deja de ser utilizado porque resulta difícil que los directivos hablen en esos términos. En esos casos hay que ir tras los jefes de los jefes para que el lenguaje pueda ser usado. Una vez que el plan de comunicación está en su lugar y bien comprendido, los beneficios comienzan a aparecer.

La información producida por un sistema AMP es muy poderosa. Los usuarios pueden ver la información de distintas formas, y muchas veces esas nuevas formas van a generar más preguntas que respuestas. Estas nuevas preguntas, sin embargo, van a ser respondidas a medida que crezca la aceptación del AMP dentro de la compañía y madure el proceso de reportes.

Una compañía se da cuenta del poder real de un Programa AMP cuando individuos determinados pueden acceder a información determinada en el formato determinado para mejorar el rendimiento. Este esfuerzo por diseminar la información puede ser mejorado a través del uso de decisiones basadas en tecnologías web. Muchas compañías con Programas AMP exitosos utilizan Online Analytical Processing (OLAP) para agregar poder al análisis de la información. Las herramientas de OLAP son fáciles de utilizar y permiten a los directivos cotejar información en tiempo real para obtener respuestas a sus preguntas relacionadas con el gerenciamiento de una empresa.

ABC/ABM/ABB se convierten así en herramientas extremadamente efectivas para mejorar el rendimiento en muchos frentes.

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Sixtina fue fundada en 2005 como resultado de una sencilla observacion: las empresas cambiaron su forma de gestión, pasando a ser operadas por equipos colaborativos, con creciente uso de tecnología y amplia competencia potenciada por la globalización. Pero las empresas hispanoparlantes no se adaptaron a los cambios.

Al notar este desfase, Marcelo French y el equipo de Sixtina crearon la vision de Medir para Mejorar, y desarrollaron la Plataforma de Gestión Integral (PGI) para respaldarla. Gracias a nuestro conjunto de aplicaciones integradas, potentes y fáciles de usar, las empresas hispanoparlantes tuvieron la oportunidad de acortar la brecha de productivdad con herramientas como:

  • Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard)
  • Modelos de Costos Basados en Actividades (ABCosting)
  • Business Analytics
  • Gestión de Procesos
  • Mapas Estratégicos
  • Control de Proyectos

Así, ofrecemos a nuestros Clientes un nuevo concepto de gestión, con información relevante, útil, integrada, online y personalizada. Después de todo, Sixtina se propuso ayudar a la modernización de las empresas hispanoparlantes, y que el mundo fuera más atractivo, generando una transformación empresarial tras otra.

Eso es lo que hacemos todos los días.

Sixtina fue fundada en 2005 como resultado de una sencilla observacion: las empresas cambiaron su forma de gestión, pasando a ser operadas por equipos colaborativos, con creciente uso de tecnología y amplia competencia potenciada por la globalización. Pero las empresas hispanoparlantes no se adaptaron a los cambios.

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