Para ser competitivas, las empresas necesitan un sistema de cálculo de costos que les permita saber con exactitud cuáles de sus productos y servicios son rentables y cuáles deficitarios, y quiénes son sus mejores clientes y aquellos que les hacen perder dinero. Gran parte de la discusión sobre este tema gira en torno a los mitos y verdades sobre ABCosting como sistema de costos.

Tal vez ya te encuentres entre quienes creen que el sistema de costos ABCosting (o Costeo por Actividades) es el método más efectivo para realizar esos cálculos, y que éstos permiten establecer precios más realistas para sus productos o servicios.

Pero muchos profesionales y muchas empresas todavía dudan sobre la conveniencia o no de adoptar un sistema de costeos ABCosting.

Aquí nos proponemos presentar un breve inventario de los mitos y verdades sobre ABCosting, y darles respuesta desde la perspectiva de quienes creemos que ABCosting es una de las soluciones más efectivas a la hora de revertir resultados difíciles dentro de la empresa.

Recorriendo los mitos y verdades sobre ABCosting

Veamos algunos de los mitos más comunes:

1. ABCosting es demasiado difícil de implementar y mantener.

Entre los mitos y verdades sobre ABCosting, éste se basa en el hecho de que este sistema de costeo utiliza los “inductores de costo” para determinar con exactitud la cantidad de recursos que demandan las actividades para ser llevadas a cabo. La lógica de este cuestionamiento afirma que cuanta más información se necesita, más complejo y costoso será el sistema de cálculo de costos.

Es cierto que la determinación de nuevos inductores de costos conlleva más trabajo. Se requiere información de inductores para cada grupo de actividades o de objetos de costo. Por ejemplo, el inductor “cantidad de recibos” requiere ser desglosado por tipo de cliente y tipo de servicio. Esta apertura puede significar miles de datos nuevos, incluso para una empresa pequeña.

La experiencia nos enseña, sin embargo, que la mayoría de los profesionales de costos tiende a sobreestimar la búsqueda de nueva información sobre los inductores.

Sixtina ABCosting, software líder

Un abordaje óptimo, sin embargo, muestra que la mayoría de los inductores ya cuenta con alguna forma de registración dentro del sistema contable y operativo de la empresa. Esta información puede ser fácilmente capturada y ordenada para que sea tomada en forma automática por un software de ABCosting.

Las actuales aplicaciones de Business Intelligence son de gran ayuda para los encargados de construir modelos de costos ABCosting. Actuando en forma complementaria, y con poco esfuerzo, se puede indagar en la base de datos y encontrar la serie de registros adecuados para, seguidamente, filtrar, ordenar y extraer la información exacta que representa al inductor. Luego, por un programa u otro, se puede automatizar la captura de dichos datos, por lo que el trabajo de carga inicial queda simplificado y resulta de fácil relevamiento.

Lo importante, aquí, es que los administradores del modelo de costos ABC reciban capacitación sobre cómo determinar los inductores, y que no caigan en fórmulas complejas para su determinación.

Digamos, adicionalmente, que las tendencias actuales en materia de inductores están referidas al uso de los llamados “inductores de tiempo”, que llevan al uso de un solo tipo de “driver” (el tiempo) para todas las actividades. Esto ha traído una gran simplificación al proceso de construcción e implementación del modelo ABCosting.

Más mitos sobre ABCosting

2. Es preferible mejorar los sistemas contables actuales para obtener la información correcta que necesitamos.

Siguiendo con los mitos y verdades sobre ABCosting, muchos de los críticos de este sistema sostienen que es preferible insistir con los métodos de la contabilidad convencional para la determinación de los costos antes de incurrir en el sistema de costos ABC.

Es cierto que toda mejora puede ayudar, pero las ventajas de ABCosting sobre la contabilidad convencional, como método de cálculo de costos precisos, es más que evidente, en especial por las siguientes razones:

a. La mayoría de los costos indirectos solo pueden ser asignados a los productos o servicios mediante el uso de los inductores. Cualquier base de distribución estándar distorsiona el verdadero consumo de recursos, y generalmente los más castigados son los productos o servicios masivos, con bajo costo unitario pero alto volumen de actividad.

b. En los sistemas de producción moderna es muy difícil identificar las horas de trabajo directo que pueden ser asignados a un producto o servicio. A diferencia de lo que sucedía en el pasado, los departamentos de soporte interno (Informática, Recursos Humanos, administración, finanzas, etc.) cobran más importancia en las empresas modernas, pero sus costos solo pueden ser asignados a los productos o servicios usando los “drivers” apropiados.

ABCosting y los mitos sobre el cálculo de costos

3. No necesitamos más cálculos sobre costos.

En relación al cálculo de costos, quien lidera un proyecto ABCosting puede encontrarse con mitos u opiniones como “la información contable que tenemos es suficiente”, o “contar con información más precisa es irrelevante porque nuestros vendedores saben por experiencia cómo se forman los costos”.

Los gerentes de productos y los vendedores saben muy bien cómo pueden influir situaciones no esperadas sobre los costos. De hecho, un producto complejo siempre costará más que un producto simple. Además, un usuario exigente siempre demandará más recursos de atención al cliente que uno más conformista. El problema es que ni los gerentes ni los vendedores saben a cuánto ascienden esos mayores costos.

La dificultad radica en otorgar a la intuición mayor importancia que la que tiene. Podemos saber que un producto de compleja comercialización es más demandante que otro. A veces esa diferencia puede ser del 500 por ciento, pero la empresa estima solo un 50 por ciento. Es una distorsión habitual, y la verdad sobre ABCosting es que este sistema de costos hace evidente esta diferencia.

Mitos y verdades sobre ABCosting: para terminar

4. El esquema de costos juega un papel menor a la hora de diseñar las mejoras en los procesos.

En ocasiones se presenta el mito de que, si bien ABCosting es una buena herramienta para determinar los costos de las actividades, tiene un papel limitado a la hora de diseñar mejoras en esas actividades. Esta opinión se halla generalmente entre quienes consideran que la mejora en los procesos debe estar basada en los beneficios estratégicos de esa mejora antes que en la reducción de costos.

Esta opinión es cierta en cuanto a la bondad de ABCosting para producir información valiosa que conduzca a la reducción de costos.

La verdad sobre ABCosting es que el uso de los drivers, o inductores de costos, explica cómo los costos fluyen hacia los objetos de costos (producto, servicios, clientes, etc.), dando cuenta de la forma en que se van acumulando hasta llegar a ellos. Incluso, explica cómo simples decisiones pueden convertirse en enormes “bolas de nieve” en cuanto a la acumulación de costos, que luego deban soportar dichos productos y servicios.

Pero el sistema de costos ABCosting no solo provee información de costos. Permite, además, hacer simulaciones para la mejora de los procesos y ordenarlas dentro de los parámetros de costos que puedan soportar dichas mejoras. Así, el analista contará con una base real muy poderosa para proponer mejoras en los procesos basándose en aspectos tanto estratégicos como de costos.

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Sixtina fue fundada en 2005 como resultado de una sencilla observacion: las empresas cambiaron su forma de gestión, pasando a ser operadas por equipos colaborativos, con creciente uso de tecnología y amplia competencia potenciada por la globalización. Pero las empresas hispanoparlantes no se adaptaron a los cambios.

Al notar este desfase, Marcelo French y el equipo de Sixtina crearon la vision de Medir para Mejorar, y desarrollaron la Plataforma de Gestión Integral (PGI) para respaldarla. Gracias a nuestro conjunto de aplicaciones integradas, potentes y fáciles de usar, las empresas hispanoparlantes tuvieron la oportunidad de acortar la brecha de productivdad con herramientas como:

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  • Modelos de Costos Basados en Actividades (ABCosting)
  • Business Analytics
  • Gestión de Procesos
  • Mapas Estratégicos
  • Control de Proyectos

Así, ofrecemos a nuestros Clientes un nuevo concepto de gestión, con información relevante, útil, integrada, online y personalizada. Después de todo, Sixtina se propuso ayudar a la modernización de las empresas hispanoparlantes, y que el mundo fuera más atractivo, generando una transformación empresarial tras otra.

Eso es lo que hacemos todos los días.

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