¿Qué es el Cost to Serve?

Las empresas deben conocer la rentabilidad individual de sus clientes y seleccionar qué servicios les van a proveer a una tasa rentable. El creciente interés y necesidad por la medición de la performance hace que todo gerente o ejecutivo cuente con herramientas que expliquen la dinámica en la formación de costos de clientes y canales que atiende.

Este artículo presenta los fundamentos para determinar el Cost to Serve realizado en la metodología del sistema de Costos Basados en Actividades (ABCosting).

Necesidad de contar con costos exactos

En la economía moderna las empresas deben adaptar sus productos y servicios a los variados requerimientos de sus clientes

Los requerimientos que deben satisfacer no se limitan al producto, sino también a todos los servicios que deben incorporar al mismo.

Aquellas empresas que ya lo hacen se han visto retribuidas con tasas de crecimiento y rentabilidad superiores a la media de su mercado.

No todos los clientes se comportan de igual manera

Cuando calculamos la rentabilidad de atender a un cliente, necesitamos al menos dos datos: cuánto costó brindarle el servicio requerido y cuánto pagó por ello.

Esto es difícil saberlo porque el Costo de Atender al Cliente (Cost to Serve) no está relacionado especialmente con el precio, sino que integra los costos totales del producto o servicio. Además, la Contabilidad Convencional no registra cuentas especiales para los gastos de atender al cliente.

Adicionalmente, no todos los clientes se comportan de la misma manera con respecto a nosotros.

Por ejemplo, tomemos dos clientes, Cliente A y Cliente B. Ambos compran nuestro producto en las mismas cantidades, precio y condiciones.

El Cliente A, luego de comprar y pagar en término, nos hace unas pocas preguntas técnicas y luego se dedica de lleno al uso del producto.

En cambio, el Cliente B, luego de varias llamadas de nuestro Departamento de Cobranzas, solicita una extensión del pago, cuestiona detalle de la factura, lo que nos obliga a refacturar, hace reclamos no correspondientes sobre el producto, solicita soporte técnico adicional, etc.

¿Ambos clientes nos ofrecen la misma Rentabilidad?

Por supuesto que no, ya que el Cliente B nos demanda muchos más recursos para poder atenderlo.

En base al comportamiento del cliente, podemos clasificarlos según el siguiente esquema:

Imagen rentabilidad de clientes

Nuestro cliente Ideal es aquél que nos compra productos de buen margen, y demanda pocos servicios de atención. Usualmente estos clientes están muy satisfechos con nosotros.

El cliente más complicado es el deficitario, pues nos compra productos de poca rentabilidad y exige muchos servicios.

Lo que tratamos de hacer con la información detallada del Cost to Serve es identificar el tipo de cliente, y tratar de pasarlos a la categoría ideal, o alguna combinación rentable.

Imagen rentabilidad de clientes y márgenes

¿Qué es ABCosting?

ABCosting es un sistema de costos que permite a cualquier organización administrar sus costos según las actividades que se desempeñan y los procesos que se ejecutan.

El sistema permite calcular el costo de cada Actividad que se desempeña en la empresa en base al uso de recursos requerido para dicha Actividad.

Los negocios resultan favorecidos con el uso de modelos de Costos ABCosting, en especial todo aquello relacionado con rentabilidad, iniciativas de reducción y control de costos, servicios compartidos, presupuestos y gestión de capacidad ociosa. En un Modelo de costos ABC se deben definir las Actividades más importantes de la empresa, y determinar los costos diferenciales de dichas actividades. Esto se hace definiendo un Driver, o direccionador de costo, que es una magnitud que explica cómo se determina el consumo del recurso.

ABCosting: Representación gráfica

Imagen rentabilidad de clientes y ABCosting

En ABCosting se determina cuánto cuestan las Actividades según el consumo de Recursos que hagan (materiales, mano de obra, gastos operativos, administrativos, comerciales, etc.) y se usan los Drivers, por ejemplo: horas trabajadas, metros cuadrados, cantidad de facturas, etc.

De esta manera podemos conocer el costo exacto de cada Actividad.

Luego se procede de la misma manera con los Objetos de Costo (ej.: productos, servicios, canales, etc.).

¿Cubre el precio los costos de Atención al Cliente?

Las Actividades que integran el Cost to Serve se incluyen en el total de los costos, y se puede ver si el precio que cobramos alcanza, al menos, para cubrir los costos. En nuestro ejemplo se podría ver una rentabilidad diferente para los Clientes A y B.

Imagen rentabilidad de clientes y costos de atencion

El Cliente A es rentable mientras que el B es deficitario, y la diferencia está en el Cost to Serve.

Presentación del Modelo de Costos ABC

En el gráfico siguiente podemos ver el Modelo de Costos de una manera más clara.

Imagen clientes y modelos de costos

Los Recursos se agrupan según los mismos Centros de Costos de la Contabilidad central. De hecho, tomamos los datos de saldos de las cuentas que integra cada Centro de Costos.

Luego se definen los Centros de Actividades, uno de los cuales es el Cost to Serve.

Se determinan las Actividades que componen ese Centro y su consumo de Recursos de acuerdo a los Drivers.

Las Actividades que componen el Cost to Serve varían según la empresa.

En un caso de una empresa de Logística y Transporte podemos definir las siguientes:

Ejemplo:

Imagen clientes y actividades

Después de determinar el Cost to Serve, el modelo ABC asigna el mismo a los Clientes según la demanda de servicios que éstos hacen, que se refleja en los Drivers.

Imagen costos de atender a los clientes

Aquellos Clientes tipo B tendrán un Cost to Serve más elevado.

Supongamos que tenemos tres categorías de clientes: Minoristas, Distribuidores y Grandes Empresas, y queremos conocer la rentabilidad comparada entre ellas.

Con el Modelo ABCosting llegaremos a un reporte del siguiente tipo:

Imagen tipos de clientes y ABCosting

Se puede observar que la línea de clientes Minorista tiene, en general, un Cost to Serve más elevado que las otras, porque los clientes que la integran demandan más servicios que las otras.

Supongamos que ahora queremos conocer el Cost to Serve de un cliente específico de la categoría Distribuidores, por ejemplo, el cliente América Fletes, y compararlos con el costo promedio de su categoría:

Imagen categorías de clientes

Cost to Serve: Cliente vs. Categoría

En el cuadro siguiente se puede ver los costos específicos que demanda el cliente América Fletes.

Comprobamos que el mismo es mayor que el promedio de la categoría Distribuidores, por lo cual lo convierte en un cliente menos rentable que los demás. Luego podemos comparar la totalidad de sus costos contra el precio que cobramos al Cliente América Fletes y determinar si es rentable o no.

Imagen costo de atender al cliente

En este caso, el cliente sigue siendo rentable, pero a una tasa inferior a la de los restantes Distribuidores. Acá podríamos iniciar conversaciones con este cliente para reducir su Cost to Serve y mejorar la rentabilidad.

Rentabilidad comparada por Categoría y los clientes

Con la creación de un modelo ABCosting podemos conocer todas las rentabilidades comparadas y establecer su comunicación visual según los siguientes gráficos:

Imagen rentabilidad de clientes comparada

Conclusión

El Cost to Serve es un concepto muy importante para conocer la verdadera rentabilidad por cliente. También es fundamental para determinar los precios adecuados o los servicios que podemos prestar sin perder rentabilidad.

Los Modelos de Costos ABCosting reúnen la metodología correcta para hacer estos cálculos.

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Sixtina fue fundada en 2005 como resultado de una sencilla observacion: las empresas cambiaron su forma de gestión, pasando a ser operadas por equipos colaborativos, con creciente uso de tecnología y amplia competencia potenciada por la globalización. Pero las empresas hispanoparlantes no se adaptaron a los cambios.

Al notar este desfase, Marcelo French y el equipo de Sixtina crearon la vision de Medir para Mejorar, y desarrollaron la Plataforma de Gestión Integral (PGI) para respaldarla. Gracias a nuestro conjunto de aplicaciones integradas, potentes y fáciles de usar, las empresas hispanoparlantes tuvieron la oportunidad de acortar la brecha de productivdad con herramientas como:

  • Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard)
  • Modelos de Costos Basados en Actividades (ABCosting)
  • Business Analytics
  • Gestión de Procesos
  • Mapas Estratégicos
  • Control de Proyectos

Así, ofrecemos a nuestros Clientes un nuevo concepto de gestión, con información relevante, útil, integrada, online y personalizada. Después de todo, Sixtina se propuso ayudar a la modernización de las empresas hispanoparlantes, y que el mundo fuera más atractivo, generando una transformación empresarial tras otra.

Eso es lo que hacemos todos los días.

Sixtina fue fundada en 2005 como resultado de una sencilla observacion: las empresas cambiaron su forma de gestión, pasando a ser operadas por equipos colaborativos, con creciente uso de tecnología y amplia competencia potenciada por la globalización. Pero las empresas hispanoparlantes no se adaptaron a los cambios.

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