De manera silenciosa, y generalmente como complemento de herramientas con mucho más marketing, los Dashboards empresariales han venido a cambiarle la cara, pero, más que eso, han venido a cambiar definitivamente –y para bien– la manera de entender y de usar los reportes en el ámbito de los negocios, facilitando todas las posibilidades del business intelligence.

Vayamos por partes para que se entienda claramente. Tenemos que notar la sutil pero importante distinción entre el proceso de elaborar un reporte empresarial y el reporte en sí mismo. Mientras que elaborar un reporte connota la idea de capturar y ordenar datos –textuales o numéricos– un reporte ya terminado es la representación concreta de esa información.

Por ejemplo, imagine una compañía industrial que cuenta con abundante información acerca de su cadena de suministros. En este caso, antes de la era de los Dashboards empresariales, un informe podía ser una simple planilla Excel con datos contables acerca de aspectos tales como pagos a proveedores, recepciones de mercadería, estado de stocks, etc. Todos aspectos que la empresa necesita saber acerca de los distintos participantes de su cadena de suministros.

El uso de Dashboards empresariales para reportes

El proceso elaborar un reporte, entonces, es aquel por el cual todos esos datos son capturados, elaborados y presentados para su conocimiento y uso por parte de los diferentes usuarios. Este proceso implica que la empresa ha definido una metodología de comunicación que estará implícita en todos los informes que emita para el conocimiento de sus operaciones y actividades.

Un ejemplo de este tipo de informes, elaborado desde un Dashboard empresarial, podría ser como el de la siguiente captura de pantalla. Para ver un software de Dashboard real, visite la página de nuestro producto Sixtina Dashboard.

Captura de pantalla de un Dashboard empresarial
Captura de pantalla de un Dashboard empresarial

La importancia de la distinción que señalamos es grande porque las técnicas para la creación de reportes o informes están cambiando profundamente en el ámbito empresarial gracias a los Dashboards.

Cuando se piensa en un reporte tradicional, la mayoría de las personas imagina un informe estándar, con interminables filas y columnas donde los datos se ordenan por categorías, con subtotales y totales, pero que rara vez vienen complementados con cuadros y gráficos.

El Dashboard empresarial y los informes gerenciales

Pero esta técnica se va volviendo cada vez más obsoleta a medida que los Dashboards van ganando terreno, lo cual es recibido con satisfacción por parte de la gente de negocios que debe leer esos reportes. Gracias a su interfaz intuitiva y sus herramientas orientadas a la productividad, el Dashboard gerencial es la nueva cara del reporting.

Lo que está sucediendo es que esta herramienta está reemplazando a los reportes tradicionales por tratarse de una solución rápida y sencilla, que ofrece gran atractivo visual, además de la elaboración de informes gerenciales en tiempo real. 

Con los nuevos Dashboards empresariales, los ejecutivos pueden explorar la información de manera mucho más profunda, lo cual les permite tomar mejores decisiones empresariales. ¿Cómo? Gracias al intenso despliegue visual de los nuevos Dashboards realizados con gráficos de barras, cuadros, comparaciones, mapas, etc. Los datos provenientes de distintas fuentes se pueden integrar y consolidar de tal manera que muestren el concepto que se necesita conocer, su pasado, sus tendencias y correlaciones.  

El Dashboard y la evolución de los negocios

Estas funcionalidades son especialmente importantes dada la evolución de las necesidades de los negocios. En efecto, después de muchos años de “sentarse” sobre montañas de datos, las compañías ahora necesitan utilizar esta información si quieren ser más competitivas. La demanda de información está en crecimiento, y, si bien las compañías cuentan con una amplia disponibilidad de datos, éstos se encuentran desordenados para los propósitos analíticos del usuario. 

La necesidad de Dashboards gerenciales es grande, pero, dado que siempre hay poco tiempo, y no se puede contar con asistentes que interpreten los datos, los gerentes y ejecutivos necesitan que esta herramienta sea rápida y fácil, con un costo razonable, y que permita analizar la información en tiempo real. 

Captura de pantalla de un Dashboard gerencial
Captura de pantalla de un Dashboard gerencial

Además de las ventajas visuales, el Dashboard gerencial o empresarial permite la exploración de los datos. Es decir, si un usuario desea más información acerca de un Indicador (KPI) o una métrica especial, puede profundizar la investigación obteniendo datos primarios a través de la misma herramienta.

El Dashboard empresarial en escenarios hipotéticos

También existe la posibilidad de crear escenarios especiales del tipo “qué pasa si” (what if). Este análisis consiste en lograr una interacción entre datos fijos y variables que conduzca a representar situaciones posibles, y evaluar resultados en caso de que las hipótesis se cumplan. Es decir que, con el Dashboard, se puede investigar la causa raíz de los fenómenos que muestran los datos.

Este movimiento hacia el uso del Dashboard gerencial integra también la evolución hacia un mayor uso de las herramientas de Business Intelligence, la rama de gestión que mayor perspectiva de crecimiento tiene actualmente en el mundo de los negocios.

Considere los siguientes ejemplos donde puede usarse el Dashboard como integrante de la metodología de Business Intelligence para evaluar información a través de toda la organización y en todos sus niveles.

En el sector de salud –por ejemplo– los médicos, las enfermeras y los empleados administrativos tienen mucho por ganar con mejores informes sobre los pacientes y sus diagnósticos. Años atrás, solo contadas personas dentro de los hospitales tenían acceso a información sobre el estado de cosas en cuanto al funcionamiento del hospital. Hoy en día, si se cuenta con Dashboards empresariales, se logra que todo el personal tenga acceso a esta información, filtrada por reglas de seguridad en distintos niveles.

Por ejemplo, el administrador puede ver aspectos del cash flow financiero, el médico puede verificar los resultados de las encuestas de satisfacción de los pacientes, y las enfermeras pueden ver la cantidad de admisiones. Es decir, esta mayor disponibilidad de datos, presentados de manera sencilla e instantánea, permite a los contadores, médicos y enfermeras contar con importante información relativa a su trabajo, con la consiguiente mejora de servicios para el paciente.

Imagen de una pantalla de un Dashboard empresarial
Múltiples visualizaciones en un Dashboard empresarial

Dashboards y Business Intelligence en la industria

La industria es otro sector que se beneficia con técnicas de Business Intelligence sencillas. Por ejemplo, los responsables de planta y almacenes pueden acceder a información de producción en tiempo real y lograr ahorros de costos concretos que se desprenden de información consistente e inmediata. Reposición de stocks es un buen ejemplo de ahorros por mejora en la información.

Los Dashboards otorgan una nueva respuesta a la antigua necesidad de reportes gerenciales y administrativos. Solo debe contar con la herramienta apropiada para manejar estos datos. Es decir, con un login remoto, un usuario puede acceder en forma segura a sus datos transaccionales, crear informaciones gráficas visuales en tiempo real, y crear nuevas series analíticas como presupuestos, pronósticos y más.

Todas estas son nuevas posibilidades de potenciar el uso de la información de gestión empresarial. Típicas preguntas como ¿en qué estamos gastando?, ¿estamos reteniendo o no a nuestros clientes?, o ¿tenemos capacidad ociosa en la fábrica?, pueden ser contestadas en tiempo real y analizadas en series temporales, o relacionadas con otros datos que den más significado a la información.

Dashboards, la nueva cara de los informes empresariales

A través de estos sencillos ejemplos, es posible advertir por qué los Dashboards se están convirtiendo rápidamente en la nueva cara de la información, abriendo el mundo del reporting a nuevas audiencias, tanto en organizaciones numerosas como en empresas pequeñas.

Para todo tipo de usuario –desde el directivo que guía el curso de su compañía, hasta el operario recién ingresado, quien aporta su fuerza para que la empresa vaya adelante; desde el consumidor que con su demanda impulsa el crecimiento de la empresa, hasta los proveedores que deben planear la provisión a tiempo– los Dashboards empresariales ofrecen a todo el mundo una forma rápida y fácil de explorar información entre cantidades gigantescas de datos, con el evidente beneficio de poder tomar decisiones más inteligentes, y más rápido de lo que se haya podido hacer hasta ahora.

Por supuesto que es bueno tener información, pero lo que es realmente importante es qué hacemos con esa información. Es en el uso de la información donde el Dashboard ofrece su mayor utilidad, porque todavía es cierto aquello de que una imagen vale más que mil palabras.

En los siguientes links puedes conocer las características y beneficios del Sixtina Dashboard, y las ventajas de contratarlo mediante la modalidad de Sixtina Cloud.

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Sixtina fue fundada en 2005 como resultado de una sencilla observacion: las empresas cambiaron su forma de gestión, pasando a ser operadas por equipos colaborativos, con creciente uso de tecnología y amplia competencia potenciada por la globalización. Pero las empresas hispanoparlantes no se adaptaron a los cambios.

Al notar este desfase, Marcelo French y el equipo de Sixtina crearon la vision de Medir para Mejorar, y desarrollaron la Plataforma de Gestión Integral (PGI) para respaldarla. Gracias a nuestro conjunto de aplicaciones integradas, potentes y fáciles de usar, las empresas hispanoparlantes tuvieron la oportunidad de acortar la brecha de productivdad con herramientas como:

  • Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard)
  • Modelos de Costos Basados en Actividades (ABCosting)
  • Business Analytics
  • Gestión de Procesos
  • Mapas Estratégicos
  • Control de Proyectos

Así, ofrecemos a nuestros Clientes un nuevo concepto de gestión, con información relevante, útil, integrada, online y personalizada. Después de todo, Sixtina se propuso ayudar a la modernización de las empresas hispanoparlantes, y que el mundo fuera más atractivo, generando una transformación empresarial tras otra.

Eso es lo que hacemos todos los días.

Sixtina fue fundada en 2005 como resultado de una sencilla observacion: las empresas cambiaron su forma de gestión, pasando a ser operadas por equipos colaborativos, con creciente uso de tecnología y amplia competencia potenciada por la globalización. Pero las empresas hispanoparlantes no se adaptaron a los cambios.

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