Informes de Gestión: Los 5 errores más comunes y cómo solucionarlos

  • 29 Mayo, 2013
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¿Sus Informes se amontonan y nadie los lee (a veces ni Ud. mismo)?

Entonces algo anda mal…

En este artículo presentamos los errores más comunes en su diseño y cómo evitarlos.

Introducción

Todo tipo de Informe tiene algo de emocional.

Quien los redacta emplea extensas horas de trabajo juntando información, corroborando la veracidad y consistencia de los datos y finalmente editando y dando forma al reporte.

Infinidad de veces lo vuelve a revisar y encuentra detalles que se le habían escapado y que no corresponde incluir o que están faltando.

Aún así y luego de haberse tomado tanto esfuerzo en redactarlo, ¿cuántas veces, luego de su emisión, alguno de los usuarios le hace un comentario sobre un error o una cifra no verificada y Ud. se queda helado porque tiene razón?

Los informes o reportes en el mundo de los negocios no son más que “los mensajeros” de las buenas o malas noticias. Lo importante es lo que contienen pero la forma de decirlo no es poca cosa tampoco. Veamos algunos de los errores más comunes y cómo solucionarlos.

Error Nro. 1: Demasiadas tablas

La presentación de datos tipo tabla ha sido la forma tradicional de emitir reportes. Esto es así porque los informes más comunes son los de tipo contable o financiero que se extraen de los Estados Contables y los cuales tienen precisamente ese tipo de diseño. Sin embargo esa presentación no permite visualizar los aspectos más importantes y las tendencias.

Eso ocurre porque generalmente sólo se comparan las cifras del período corriente contra las del período anterior y ese tipo de comparación es insuficiente para que quien lo lee tenga un panorama completo sobre el significado de la información. Además las tablas obligan al usuario a revisar los números en lugar de indicarle los factores clave y estratégicos  sobre el desempeño y los problemas o las tendencias que de ellos están mostrando.

Estos informes toman mucho tiempo para leer e interpretar y con mucha frecuencia distintos lectores pueden extraer distinta interpretación de su lectura. Por otra parte la información presentada en tablas alienta el análisis de resultados separados y pocas veces permite el análisis más amplio de las relaciones entre las variables, tales como causa-efecto o saber si un concepto es impulsador o causa de otros.

Solución: La solución para este problema es reemplazar las tablas por gráficos multidimensionales que transmitan el mensaje sobre el significado de los datos y la respuesta a sus preguntas, de una manera visual y lógica. Los gráficos son más efectivos si pueden consultarse on line en un dispositivo tipo Dashboard que pueda capturar información de distintas bases de datos.

Los gráficos ocupan mucho menos espacio que las tablas y son más atractivos para mirar. Ellos pueden contener mucha más información que una tabla y su revisión es bastante más rápida. La multiplicidad de dimensiones (ej. mes, país, ciudad, producto, condición de entrega, etc.) proporciona mucho más certeza de que los usuarios interpretarán la información de una forma similar, sin zonas grises.

Por ejemplo los gráficos que comparan series de datos a través del tiempo permiten analizar las causas de los cambios (ejemplo aquellos saltos bruscos en los datos) y los patrones de comportamiento de la serie.

Otro ejemplo es el uso de gráficos tipo Pareto cuando se quiere visualizar el impacto que tiene un conjunto relativamente pequeño de causas sobre todo un conjunto grande de resultados.

Los gráficos de barras son útiles pero sólo para comparar un grupo relativamente pequeño de datos a lo largo del tiempo porque demasiadas barras apretadas dificultan la visualización.

Los reportes que contienen resultados de encuestas o procesos se ven mejor en gráficos de dispersión de puntos (no use gráficos tipo torta en estos casos!!)

 

Error Nro. 2: Demasiados cambios pesonalizados

Si sus reportes no tienen una estructura bien pensada y definida para facilitar su lectura y comprensión entonces será más difícil su aceptación por parte de los lectores. El problema se agrava si los reportes sufren sucesivos cambios en un intento de hacerlos más personalizados.

Los usuarios deben releerlos muchas veces para familiarizarse con ellos y aun así hacer esfuerzos para volver a interpretarlos.

Por ello es importante contar secciones definidas en el informe, como encabezamientos claros y luego un acceso rápido y sencillo al cuerpo principal de los datos y que sean siempre los mismos, sin cambios adicionales.

No siempre uno se da cuenta de los errores de diseño que pueda tener un Informe. En general los lectores consideran que la información es correcta y no analizan si está presentada en el orden correcto o no.

Los reportes que son de mayor utilidad para los usuarios son aquellos que relacionan la información con los objetivos estratégicos, tácticos o metas operativas que son de incumbencia del lector y que le pueden ayudar en su proceso de toma de decisiones.

Solución: Crear reportes estables y repetitivos basados en el proceso de toma de decisiones y estructurados de manera que den todas las respuestas requeridas.

Hay muchas maneras de diseñar un reporte pero el mismo tiene que ser práctico y no dejarse llevar por consideraciones de creatividad.

Por ejemplo si un reporte tiene que informar sobre los resultados del cumplimiento de una estrategia o una acción táctica entonces el mismo se debe construir poniendo los objetivos en el centro del reporte y los datos reales o históricos como un desvío del objetivo.

Otro ejemplo se da cuando un reporte debe informar sobre la evolución de un proyecto. En este caso se puede estructurar en forma jerárquica de dos maneras; por tipo de áreas o por tipo de sub proyectos que lo integran.

 

Error Nro. 3: Diseño antes que contenido

La primera virtud de un reporte es la de informar lo que el usuario necesita saber. Las consideraciones de diseño y creatividad sólo pueden aplicarse después de haber cumplido esa primera condición.

Por ejemplo si en nuestro deseo de hacer el informe más “atractivo” usamos un tipo de letra y tamaño diferente para los distintos cuerpos de información entonces corremos el riesgo de estar confundiendo al usuario quien tendrá más dificultad para hallar la  que está buscando.

Desde que contamos con computadores de gran capacidad y con software extremadamente eficientes como Excel o Word es posible que caigamos en la tentación de usar muchas funciones de diseño. Pero esto puede jugarnos en contra si terminamos produciendo un informe muy bonito pero pobre en sus contenidos.

¿Debe dejarse de lado el diseño? Por supuesto que no, pero sólo debemos mejorar el diseño si antes cumplimos con la calidad del contenido del mismo. El diseño tiene su importancia pues un diseño pobre y mal estructurado quita interés para la lectura y hace que el reporte quede en la mesa del lector como “pendiente” de leer.

Solución: Verifique la utilidad de los contenidos y luego aprenda lo básico acerca del diseño de los reportes y a cómo hacer un mejor uso de espacios en blanco, logos, bordes, títulos, encabezamientos, y mucho más.

Un diseño profesional puede lograr varias cosas:

  1. Resalta aquellos contenidos que son la clave del informe
  2. Le da al reporte carácter y personalidad lo que hace que la gente se sienta más interesada en su lectura
  3. Permite que su revisión sea más rápida y efectiva, en especial cuando el diseño usa efectos visuales predeterminados como espacios en blanco, índices explícitos y armados en forma jerárquica y buenos encabezamientos para cada grupo de información
  4. Un formato inteligente, que usa colores y símbolos hace que la información sea de fácil lectura e interpretación. El tiempo que se emplea en leer el informe será mucho menor que el habitual

 

Error nro. 4  Información innecesaria

La tendencia generalizada es que los informes de gestión tiendan a engrosarse en lugar de volverse más ágiles y concentrados sólo en la información necesaria.

A pesar de saber que los informes muy grandes y pesados no se leen nos encontramos con dificultades para cambiarlos y hacerlo más livianos pero específicos.

Una situación muy común es que el reporte incluya información que fue pedida por algún motivo especial en algún momento del pasado pero que desde entonces quedó incorporada y ya nadie la está necesitando. Si esta situación es repetitiva el informe será muy pesado y de poco uso, sin mencionar las dificultades que agregan a la navegación y las horas adicionales que deben emplear los lectores para extraer la información que realmente interesa.

Solución: validar el reporte ante los usuarios de vez en cuando para descartar toda aquella información que no se usa

La validación es muy importante porque aquellos que crean el informe y le agregan contenido pueden no saber cómo el reporte va a ser usado y por una razón lógica prefieren agregar información de más a quedarse cortos con ella.

Para corregir un reporte existente nada mejor que realizar una pequeña encuesta entre los usuarios solicitando confirmación del uso o no de las secciones que parecen obsoletas.

Para validar un reporte nuevo presente un borrador del mismo a los usuarios, marcando en primer lugar su estructura general, por ejemplo Gráficos, notas explicativas, análisis de causas o evolución de un proyecto. También es útil explicar aspectos funcionales como cuantas palabras puede tener una nota explicativa.

 

Error Nro. 5: Usar Excel para gráficos u otras herramientas

Microsoft Excel es ciertamente una estupenda herramienta para construir gráficos. Pero si bien se pueden crear todo tipo de gráficos Excel no puede decidir cuál es el mejor tipo de grafico para sus datos. Esa tarea le corresponde a Ud.

Mucha información que se hace con los gráficos predeterminados de Excel fracasan en transmitir la respuesta correcta a las necesidades del usuario; y sabemos que una interpretación incorrecta puede conducir a decisiones equivocadas.

A veces se crean gráficos complejos por caer en la tentación de agregarle funciones vistosas que están disponibles en Excel, como múltiples colores, columnas tridimensionales, barras tipo conos, etc.), pero que en general no aportan demasiado al análisis de la información y las tendencias excepto complicar su visualización y su interpretación.

Solución: mantenga el Excel bajo control y no pretenda agregarle demasiadas funciones ni decoraciones. Crear y usar siempre los mismos modelos de gráficos en todos sus reportes, manteniendo el principio básico de hacerlos sencillos, enfocados en responder una sola pregunta, con el tipo de gráfico apropiado, con el grupo de grillas necesarias para su interpretación y despojado de todo aquellos que resulte redundante y no se use.

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