Cómo controlar costos de procesos con ABC Costing
Actualizado: 27 oct 2022
Procesos y “Actividades”
El análisis de los procesos internos constituye un aspecto clave y estratégico para la productividad y eficiencia de cualquier empresa. En análisis de sus costos y de las causas generadoras de dichos costos expone ineficiencias, pérdida de productividad, oportunidades de reducción de costos y permite, en última instancia, maximizar la rentabilidad.
Los procesos están compuestos por tareas (denominadas “Actividades” en la jerga ABC) que, ejecutadas en una secuencia ordenada, producen un resultado esperado. Y cuando contamos con el costo unitario de cada Actividad, basta con agrupar aquellas Actividades que integran un proceso para obtener el costo preciso del mismo.
En la metodología ABC, las Actividades tienen un rol central. Los modelos de Costos Basados en Actividades permiten, no solamente calcular de forma muy precisa y granular el costo de cada Actividad, sino también conocer las causas que generan dichos costos (Drivers) y medir su intensidad.
El análisis continuo de dichos costos, comparándolos contra un presupuesto o medida estándar, nos brindará información clave para entender dónde se producen desequilibrios e ineficiencias.
Ejemplo de control de costos de procesos con ABC Costing
Veamos el siguiente ejemplo de un proceso de ‘Despacho y entrega’ de mercadería.
Las Actividades que componen el proceso son 4:
· Planificación de viajes
· Palletizado de producto
· Preparación y carga de camiones
· Transporte de producto
Como vemos en el siguiente informe de un típico modelo ABC Costing, cada una de estas 4 Actividades tiene su costo total calculado, los cuales –en conjunto– conforman el costo total del proceso. Asimismo, podemos ver su evolución a lo largo del primer trimestre del año.
Del informe se desprenden 2 conclusiones preliminares:
1) Los costos de las Actividades y del proceso han ido en aumento. Ello podría deberse a diferentes razones. Por ejemplo, un aumento en el costo de los Recursos necesarios para desarrollar cada una de aquellas Actividades (salarios, energía, alquileres, etc.), o una baja de productividad.
2) La Actividad Planificación de viajes registra aumentos porcentuales superiores al resto de las Actividades.
Frente a esta información el management podrá indagar en la estructura de costo de cada Actividad para determinar las causas que generan el aumento de los costos y accionar sobre ellas.
Drill down en búsqueda de la causa en el cambio de los costos
En el caso de la Actividad Planificación de viajes, el siguiente reporte muestra los Recursos (primeras 4 filas) consumidos directamente por la Actividad, junto a las Actividades intermedias necesarias para realizar la Planificación de viajes y que, por lo tanto, asignan costos indirectos a dicha Actividad. Cada uno de estos elementos conforman su estructura de costo y podrán ser analizados en detalle.
Además del análisis sobre el costo operativo de cada elemento, el management podrá realizar un análisis sobre los Driver o inductores de costos para determinar su productividad y encontrar eficiencias.
Control de costos mediante estándares o presupuestos
Adicionalmente, la información podrá ser comparada frente a estándares o presupuestos para ejercer un control de costos en el tiempo. Mediante la utilización de Dashboards, el management podrá definir objetivos y límites de tolerancia, y así detectar aquellas Actividades que se alejan del presupuesto permitido y encarecen el proceso.
Como se puede apreciar a partir de este sencillo ejemplo, ABC Costing permite rápidamente indagar en las causas generadas de los costos, accionar sobre ellas y hacer un control en el tiempo para prevenir la pérdida de eficiencia y rentabilidad.
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