Rápida implementación de ABCosting

La implementación de un modelo ABCosting puede parecer una tarea compleja y fuera del alcance de muchas empresas. Sin embargo, la metodología ha evolucionado mucho en los últimos 20 años. Hoy en día, desde una pequeña empresa familiar a una gran empresa multinacional puede implementar un modelo ABC en forma rápida y a bajo costo. Veamos cómo:

Más complejidad no equivale a mayor precisión

Muchos profesionales aún creen que los sistemas de Costos Basados en Actividades son complejos y, por lo tanto, difíciles y costosos de implementar. Según esta creencia, ABCosting resulta inviable en muchos casos y en la mayoría de las Pequeñas y Medianas empresas.

Esta idea equivocada se debe a que en la década de 1990 los contadores y consultores sobre-diseñaron los modelos ABCosting, más allá del punto donde la información más completa y detallada no aporta demasiado a la precisión del modelo. Y es que el nivel de precisión alcanzable con un modelo de costos no es directamente proporcional a la cantidad y calidad de los datos recopilados para la construcción del modelo.

Veamos el siguiente gráfico:

La realidad es que los procesos y actividades que generan el mayor componente del costo son –en casi todos los casos-, fácilmente identificables y medibles. Concentrarse en ellos y realizar su correcta asignación bajo la metodología ABC es suficiente para alcanzar un alto grado de precisión en el costeo de los productos, servicios, clientes y canales de venta.

La técnica del Rapid Prototyping

Adicionalmente a no complejizar de más la construcción de un modelo ABC, la técnica del Rapid Prototyping o prototipado rápido ofrece un camino simplificado para su implementación.

Esta técnica consiste en construir inicialmente un modelo prototipo, iniciando con una unidad determinada dentro de la empresa (podría ser una unidad de negocios, una sucursal, un área de servicios o de producción) y crear un modelo de costos basados en actividades sólo para aquella unidad.

Esta situación la podemos graficar de la siguiente manera:

La idea es diseñar el modelo “hijo” de tamaño reducido con objetivos de reporte específicos a aquella unidad de la empresa. Alcanzados tales objetivos, el modelo es luego replicado en el resto de la organización.

Ventajas del modelado prototipo

La utilización de esta técnica moderna de implementación ofrece varias ventajas:

• Simplificación: En primer lugar, el modelo a construir requiere de una menor cantidad de datos. La menor cantidad de cuentas de gastos a procesar, la menor cantidad de actividades a relevar, y la menor cantidad de drivers a utilizar, no solamente simplifica la tarea, sino que también previene una sobre-dimensión del futuro modelo completo.

• Rapidez: Un modelo prototipo puede ser construido en pocos días o semanas.

• Equipo de Trabajo: Se trabaja con un equipo reducido con conocimiento específico del área seleccionada. La técnica acelera el aprendizaje de este grupo, quién después podrá compartir las capcidades desarrolladas y los conocimientos adquiridos con el resto del equipo al momento de extender el modelo. Adicionalmente, genera menor resistencia al cambio y menor carga de trabajo.

• Eficiencia: Otro beneficio de aplicar esta metodología es que aquellos errores que se cometan en el modelo prototipo pueden ser corregidos más fácilmente y luego no se repiten al momento de extender el modelo al resto de las unidades.

En definitiva, la técnica permite contar con resultados de forma muy rápida y, en muchos casos, permite tomar decisiones estratégicas de gran impacto. Sin embargo, hay que advertir que los resultados serán parcializados a la unidad seleccionada y no tendrán el grado de precisión que se obtiene al considerar la totalidad de los costos de la organización. Es por ello que se trata de una técnica destinada a acelerar el proceso de implementación, pero no un fin en sí misma, y el modelo debe luego ser extendido al resto de la empresa para alcanzar los resultados esperados.

Modelado iterativo

Otra técnica que acelera notablemente el proceso de implementación es el modelado iterativo. No se trata de una técnica en sí, sino más bien una forma de pensar y trabajar los modelos ABCosting en el tiempo.

Un proyecto de implementación requiere de dedicación y esfuezo del personal. Simplificar y acortar la tarea tiene varios beneficios. No solamente es menos costoso para la organización sino que también genera mayor compromiso del equipo y previene la pérdida de enfoque e interés.

Es por ello que la primera versión del modelo de costos debe ser lo más simple y pequeña posible. Luego, con el paso del tiempo y a medida que los operadores del modelo van adquiriendo mayor entendimiento del modelo y de la metodología, se podrán ir incoporando elementos y profundizando en diferentes cuestiones.

Mes a mes (o año a año, dependiendo del tipo de período de análisis elegido), los operadores podrán ir modificando el modelo inicial, incorporando datos, sumando actividades, recalculando drivers, etc. El modelo irá así complejizándose y adquiriendo mayor precisión y utilidad sin necesidad de realizar una trabajosa implementación inicial.

En definitva, ABCosting es hoy día accesible y asequible por cualquier tipo de empresa. En base a las técnicas y recursos que hemos detallado, la dedicación y esfuerzo para su implementación es poco significativa y los resultados obtenidos rápidamente justifican ampliamente la inversión.

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