Tips para elegir Activity Drivers

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costos basados en actividades

 

En principio recordemos que ABCosting es el sistema de medición de costos basados en las Actividades que está ganando gran popularidad para el análisis y control de costos. Concretamente con ABCosting podemos conocer cuánto cuestan las Actividades en la empresa y cómo ellas son consumidas por los Objetos de Costo, por ejemplo por los productos y servicios que la empresa lleva al mercado o los clientes que atiende.

Para determinar este consumo de costos se requiere la utilización de Activity Drivers. Estas son diferentes bases de asignación que representan a las decisiones que se toman y que ocasionan el gasto. Por ejemplo, si queremos determinar el costo de la actividad “Atender al cliente” el Activity Driver puede ser “Cantidad de clientes”. Aún más refinado podría ser “Cantidad de clientes según el tipo de consulta”. Y así seguimos eligiendo AD para cada Actividad.

La selección y recolección de datos de los Activity Drivers es una de las primeras tareas que requiere un Modelo ABCosting. Para ello hay varios factores a considerar empezando por identificar qué Objetos de Costo son los que consumen dicha Actividad.

Esta tarea de identificación es clave pero a veces no resulta fácil hacerla.

Veamos algunos conceptos y tips que pueden ayudar:

  • Actividades Finales y Actividades de Apoyo

Actividades Finales: Cuando una Actividad es consumida directamente por uno o varios Objetos de costo podemos decir que se trata de una Actividad Final porque en la cadena de valor es la última que se desempeña y que se lleva al mercado bajo la forma de un producto o servicio. Su valor lo asignamos directamente a algún o varios productos, servicios o clientes que pagan un precio por ello.

Actividades de Apoyo: Cuando la Actividad en cuestión es llevada a cabo para apoyar a otras actividades que se desarrollan en los departamentos internos entonces decimos que son Actividades de Apoyo. Por ejemplo, la mayoría de las Actividades de áreas como Administración, Recursos Humanos, Tecnología, Auditoría, etc. realizan Actividades de Apoyo para otros departamentos.

Las Actividades Finales llevarán incorporados los costos de las Actividades de Apoyo por lo que tarde o temprano integran el costo de los Objetos de costo.

Al momento de identificar los Activity Drivers para cada Actividad se presenta la difícil tarea de definir quién consume la Actividad; decimos que es difícil porque muchas veces se presenta la situación donde no se sabe con exactitud cuál es/los Objetos de Costos o las Actividades para los cuales se lleva a cabo la Actividad.

Como no es fácil determinar si la Actividad es Final o de Apoyo nos podemos ayudar con una secuencia de las preguntas ordenadas bajo el formato “si…entonces…” que nos ayudarán a definir ambas cuestiones:

En el cuadro siguiente se muestra una serie de preguntas

Veamos una que debemos hacernos para identificar mejor los Activity Drivers:

costos basados en actividades

Las respuestas que demos en la etapa inicial de la construcción del Modelo tendrán gran impacto cuando finalicemos el mismo y analicemos los costos de las actividades.

Lamentablemente se suele pasar por alto un exhaustivo análisis de las primeras preguntas; en general los implementadores de ABC tienden a focalizarse en la última pregunta (En qué proporción (%) o cantidad) sin tener demasiado en cuenta la idoneidad del Activity Driver elegido.

Veamos algunas ideas para mejorar nuestra selección:

  1. Evite la selección de AD que impliquen asignaciones de costos insignificantes
  2. Seleccione AD que tengan una alta influencia sobre la intensidad de uso de la Actividad
  3. Limite el número de AD a un número reducido pero importante
  4. Elija AD que alienten la mejora en el desempeño
  5. Utilice AD que sean fáciles de medir, tratando en lo posible de que sean mediciones ya existentes en la empresa.

El último punto es delicado. La razón por la cual elegir AD que tengan mediciones existentes tiene que ver con la carga de trabajo que significan nuevas mediciones. Debe evitarse que el costo de recolección de datos supere a los beneficios de la información que proveerá el Modelo ABCosting, por ello es preferible utilizar mediciones existentes.

En definitiva, la precisión de los cálculos que hará el Modelo tiene que ver más con la estructura de las asignaciones que con las medidas de sus drivers.

 

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