Probablemente alguna vez haya escuchado la frase “Lo barato sale caro”. ¿Esta frase siempre es aplicable? No siempre, pero es lo primero que se nos viene a la mente cada vez que vemos a una organización llevar sus costos en hojas de cálculo Excel.
La elección de utilizar Excel puede ser muy seductora; conocido por cualquier contador y virtualmente gratis. Por el contrario, la idea de implementar un software dedicado al cálculo de costos ABC suele desalentar a muchos por la mayor inversión que supone tanto en esfuerzo como en recursos.
Sin embargo, una vez que ha sido implementado, el software ABC supone bajos costos de mantenimiento, un funcionamiento sensillo y, lo más importante, se encuentra libre de los costos ocultos y desventajas que presenta Excel.
A continuación, repasamos algunos de aquellos costos ocultos y desventajas que nuestros clientes han experimentado en el pasado y que, en muchos casos, han sido determinantes en la decisión de adquirir e implementar un software específico para el costeo basado en actividades.
Costos Ocultos de trabajar con Excel
1) El costo del tiempo: El tiempo es dinero, especialmente para las empresas, quienes pagan salarios por el tiempo de dedicación de sus empleados. Las empresas que utilizan Excel reportan que sus empleados destinan, al menos, 20% de su tiempo de trabajo en actualizar planillas y generar los informes requeridos. La utilización de un software dedicado no es totalmente libre de tareas de actualización, pero -por experiencia- sabemos que un modelo de costos ABC generalmente puede ser actualizado en unas pocas horas o incluso minutos. Compare ello con las decenas de horas mensuales que sus empleados desperdician en generar informes de forma semi-manual y en el costo en tiempo de trabajo acumulado que ello supone. Este punto, por sí solo, es suficiente para justificar la inversión en software ABC dedicado.
2) El costo de los errores: Estudios han estimado que más del 90% de las hojas de cálculo contienen errores. No es entonces una cuestión de preguntarse si sus planillas Excel contienen o no errores, sino de cuántos errores contienen y qué tan peligrosos son. El costo de información errónea puede ser totalmente devastador para una empresa. Suponer que no le sucederá a su empresa es una apuesta muy riesgosa.
3) El costo de los recursos mal utilizados: Como consecuencia de lo anterior, sus empleados dedicarán aún más tiempo adicional al tiempo mencionado en el punto 1) trabajando en las planillas Excel tratando de identificar y corregir errores, tarea que -a su vez- es sumamente difícil en Excel. Esencialmente, cuando utiliza Excel debe tener en cuenta que parte del talento se desperdiciará en tareas que no generan valor para su empresa.
Desventajas de Excel frente al software ABC dedicado
1) Excel no posee una base de datos propia: Debido a que Excel no posee una base de datos propia, cuando la aplicación deja de funcionar o -por alguna razón- se cierra sin haber sido previamente guardado el progreso, no hay forma de recuperar los datos perdidos y no guardados previamente. Adicionalmente, dado que no existe un registro de las diferentes entradas realizadas, cualquier error cometido durante el proceso de actualización luego resulta muy difícil de localizar.
2) Límites en la capacidad de procesar datos: Otra consecuencia de no poseer una base de datos propia es que cuando un archivo Excel es muy grande, puede generar que la aplicación se ejecute muy lentamente. Hay un límite en el número de filas que puede almacenar una hoja de cálculo, lo que significa que las organizaciones eventualmente deben trabajar con múltiples archivos (lo que crea aún más espacio para el error).
3) Excel es difícil de integrar: La integración de hojas de cálculo con datos contenidos en el sistema ERP u otras bases de datos de la empresa presenta muchas limitaciones en cuanto al tipo de datos que pueden ser importados, fuentes de donde los datos pueden ser extraídos y en cuanto a la automatización de dichas integraciones. Los softwares ABC dedicados, por el contrario, actúan como motores de cálculo y análisis. Son sistemas analíticos y no transaccionales, y -debido a ello- están diseñados para ser fácilmente integrados con cualquier tipo de base de datos y de forma automática.
4) Excel no es apto para prácticas empresariales ágiles: Con el tiempo, los archivos de hojas de cálculo se convierten en aplicaciones altamente personalizadas por los usuarios. Por lo tanto, cuando llega el momento de que una nueva persona se haga cargo como parte de un cambio de negocio o de personal, es probable que el trabajo sea inentendible y que el recién llegado tenga que comenzar de desde cero.
5) Excel es difícil de consolidar: Cuando llega el momento de generar informes, el uso de hojas de cálculo Excel significa que es un proceso de consolidación lento. En la mayoría de los casos, los usuarios finales tienen que recopilar datos de diferentes archivos, resumirlos y enviar su informe a los jefes de área a través de correos electrónicos, medios de almacenamiento portátiles o copiando en una carpeta de red compartida. Este proceso se repite hasta que toda la información llega a los tomadores de decisiones de la organización.
6) Excel es incapaz de soportar una toma de decisiones rápida: En un entorno basado en hojas de cálculo, extraer datos de diferentes áreas, consolidar esos datos y resumir la información para que ayude a la dirección de la empresa a tomar las mejores decisiones, puede llevar mucho tiempo. Cuando la versión final llega a manos de la gerencia, es común que la información ya se encuentre desactualizada y no sea posible accionar sobre ella.
Conclusión
Las hojas de cálculo Excel son en muchas ocasiones una herramienta simple, versátil y accesible. Sin embargo, a menudo se ven empujadas mas allá de sus posibilidades, especialmente teniendo en cuenta el valor que los datos aportan a la gestión de una empresa.
Por el contrario, los softwares ABC dedicados son específicamente diseñados como solución a aquellas limitaciones. Su costo inicial de implementación siempre será superior, pero en el corto plazo aquella inversión de tiempo y recursos será completamente recuperada.
Las organizaciones que utilizan dichas herramientas especializadas, no solamente diminuyen sus costos y aumentan su rentabilidad debido a las ventajas que la metodología del costeo basado en actividades presenta sobre la contabilidad convencional y otros sistemas de costeo, sino que dedican menos tiempo y recursos a mantener el sistema y se encuentran menos expuestas al error humano, obteniendo ventajas significativas frente a las empresas que utilizan Excel.
Como ejecutivo encargado de tomar la decisión sobre qué tipo de software utilizar, Usted puede verse seducido por la simplicidad y bajo costo (aparente) de Excel. Sin embargo, luego de experimentar alguno de los puntos de la lista anterior rápidamente recordará que -a la larga- “lo barato sale caro”…
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