Cómo calcular del costo de la capacidad no utilizada en empresas de servicios
El concepto de 'costos' es algo abstracto e intangible. El costo es un concepto metafísico, como el tiempo, es decir, nadie puede verlos o sostenerlos con las manos. Sin embargo, sabemos que existen, que afectan nuestro accionar diario y que nos preocupan. Los costos miden los efectos de nuestras decisiones.
Un costo que cualquier manager quiere conocer es el de la capacidad ociosa o capacidad no utilizada dentro de la empresa. Este es un concepto que es bien conocido en empresas industriales y de producción, pero que resulta muchas veces extraño en empresas de servicios, donde el mayor costo es el laboral.
La información sobre el costo de la capacidad ociosa laboral no es menor y es de creciente importancia actualmente. La metodología del Costeo Basado en Actividades (ABCosting) ofrece la posibilidad de calcular el costo de la capacidad no utilizada de una forma muy precisa y rápida. Veremos a continuación cómo se calcula.
Capacidad ociosa laboral como signo de productividad
El cálculo de la capacidad ociosa (y de su costo real), es una herramienta de gran valor para la gestión, ya que juega un fuerte papel en la mejora de los recursos, y de ese modo, en la eficiencia y rentabilidad de la empresa.
Muchas veces se desaprueba de la capacidad ociosa, se lo trata como algo a evitar, y en ciertos casos, se trata de ocultar por parte de los empleados.
Sin embargo, en muchas ocasiones la existencia o creación de capacidad ociosa es un signo de productividad y eficiencia. La creación de capacidad ociosa cuando el costo de los recursos se mantiene sin variación, supone un aumento de la productividad que incluso debería ser galardonado.
La creación de capacidad ociosa sin un aumento de los recursos permitirá eliminar el costo de aquella capacidad no utilizada (cuando ello sea posible), o reasignar aquellos recursos hacia otras actividades generadoras de valor.
Cálculo de la capacidad ociosa laboral
Recordemos en primer término que los modelos de Costos Basados en Actividades utilizan diversos drivers (o criterios de asignación causal), para determinar con gran precisión el costo total y unitario de cada una de las actividades y procesos internos de la empresa.
Pongamos como ejemplo la actividad de “atención al cliente – resolución de reclamos”. El modelo ABCosting determinará con gran precisión su costo, compuesto por salarios, alquiler de oficinas, energía eléctrica, línea telefónica, etc. Todos ellos son gastos incurridos por la empresa para poder atender a sus clientes y resolver sus reclamos. ABCosting calcula las proporciones que se asignarán desde cada una de aquellas cuentas de gastos a la actividad en cuestión para determinar su costo de forma precisa.
Posteriormente, se debe determinar la capacidad “instalada” u operativa de aquella actividad. Para ello, existen diversos métodos: uno de ellos es el tiempo potencialmente laborable o “TPL”, el cual es un estándar o referente con el cual se compararán los datos reales de tiempo laborado. El TPL se calcula así:
Días del año 365
(-) Días laborables 250
(-) Días de vacaciones 15
(-) Promedio de ausentismo 5
(=) Días trabajados 230
Horas diarias laborables 8
Horas laborables en el año (230 x 8) = 1.840
Meses del año 12
Horas laborables en el mes (1.840 / 12) = 153,3
Tasa promedio de inactividad (10%)
Tiempo potencialmente laborable (TPL) en el mes (153,3 – 10%) = 138 horas
Una vez que contamos con el dato del TPL, podemos realizar un análisis sobre el tiempo estándar que demanda la resolución de reclamos, en en base a datos históricos, entrevistas, o si se cuenta con la información disponible, el tiempo real promedio de resolución de reclamos.
Supongamos en nuestro ejemplo hipotético que el tiempo promedio de resolución de reclamos es de 8 minutos. Mediante la siguiente fórmula podemos determinar la cantidad promedio de reclamos que pueden ser resueltos en el mes: 138 horas (TPL) x 60 = 8.280 (minutos potencialmente laborables en el mes) / 8 = 1.035 reclamos potencialmente resueltos por mes. Ello representa la capacidad “instalada” de resolución de reclamos.
Finalmente, comparamos aquel dato con la cantidad de reclamos efectivamente resueltos durante el mes bajo análisis. En caso de que se registre un saldo positivo, la diferencia constituirá la capacidad ociosa (no utilizada) del recurso y su costo podrá ser fácilmente determinado en base a los cálculos realizados anteriormente.
Mediante el análisis y seguimiento periódico de la capacidad ociosa, los gerentes del área respectiva podrán adoptar decisiones de gestión operacional para reducir costos o aumentar productividad, impactando directamente en su rentabilidad.
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