6 síntomas de un sistema de costos que no funciona

Muchas empresas continuan al día de hoy utilizando la Contabilidad como único sistema de costos. El problema es que la Contabilidad no fue diseñada para apoyar la toma de decisiones, sino para informar a:

- Los accionistas: que necesitan conocer el estado patrimonial y de resultados de sus negocios;

- Los bancos: para conocer la solidez financiera de la empresa para poder otorgar préstamos; y

- El Fisco: como base para recaudar impuestos.

Sin embargo, la información de costos que genera la Contabilidad es imprecisa, demasiado agregada, y generalmente se reporta con semanas o meses de retraso. Ello significa que los mandos operativos no pueden utilizarla y terminan tomando decisiones a ciegas.

A continuación, listamos seis síntomas que evidencian dicha situación en una empresa:

Síntoma 1: La gerencia cree que la información de costos es incorrecta.

Haga una prueba simple. Hable con su gerente de planta. Pregunte: "¿Cree Usted que los costos de productos informados reflejan con precisión el trabajo realmente necesario para mover esos productos a través de la planta?". La respuesta puede sorprenderlo.

Síntoma 2: Las decisiones de precio se toman únicamente en base a referencias externas, no existen políticas internas sobre volúmen y mix de producto, y/o no se conoce realmente qué tipo de clientes son más y menos rentables.

Cuando los departamentos de Marketing y Ventas no cuentan con información de costos confiable, a tiempo y útil para la gestión, las políticas de precios, mix de venta y generación de nuevos clientes son defectuosas o inexistentes.

Síntoma 3: Las ventas suben, pero las ganancias bajan.

Este es un síntoma muy común y una clara señal de que los márgenes de beneficio de los productos informados son erróneos debido a una incorrecta asignación de costos indirectos. Ello lleva a pensar que ciertos productos son rentables cuando en realidad no lo son.

Síntoma 4: Hay un sistema de costos paralelo en su empresa.

Cuando los gerentes prefieren utilizar su propio cálculo de costos, significa que el sistema “oficial” no es confiable para quienes toman las decisiones diarias. El mayor problema con ello es que esos sistemas paralelos generalmente consisten de una planilla Excel solamente conocida por pocos, difícil de mantener y sujeta a importantes errores.

Síntoma 5: Un proyecto de mejora no produce las reducciones de costos esperadas.

Cuando esto ocurre, por lo general es el sistema de costos el que obtiene las cifras incorrectas. Por ejemplo, una mejora en la productividad laboral puede mostrar una reducción sustancial en el costo de la mano de obra directa, pero puede al mismo tiempo generar mayores costos indirectos.

Síntoma 6: Los clientes "seleccionan" sus productos.

Si los clientes compran sus productos especiales de bajo volumen, pero adquieren los productos estándar, de alto volumen, en otro lugar, es una señal segura de precios inadecuados.

La constatación de cualquiera de estos síntomas debería ser una alarma para los cargos directivos y producir una cambio hacia un sistema de costos más confiable y dinámico que apoye la toma de decisiones.

Si observas cualquiera de estos síntomas en tu empresa, te invitamos a contactarnos para que podamos generar un diagnóstico y sugerirte un plan de acción.

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